Activiteitenschema

Naam: Activiteitenschema

Doel: Vaststellen volgorde activiteiten en verantwoordelijken voor deze activiteiten in processen

Achtergrond activiteitenschema

Elke onderneming die haar doelen wil behalen, werkt met een aantal opeenvolgende processen. Ondernemingen waarbij processen nog niet volledig zijn beschreven, lopen vast wanneer zij willen overstappen naar een procesgerichte manier van werken. Dit gebeurt vooral als taken alleen per afdeling of functie zijn vastgelegd.

Processen moeten goed op elkaar aansluiten. Zo zorgen ondernemingen ervoor dat medewerkers de juiste activiteiten uitvoeren. Ook wordt voorkomen dat activiteiten worden overgeslagen of dubbel worden uitgevoerd. Met een activiteitenschema wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke activiteit binnen een proces.

Toepassing van het schema

Om de juiste stappen in een proces te bepalen, moet het hele proces worden uitgeschreven. In het voorbeeld gaat het om het maken van een ontwerp voor een nieuwe kartonnen doos. Dit loopt vanaf de aanvraag van de klant tot het moment dat de productie kan starten. Het ontwerpproces bestaat uit verschillende activiteiten.

Activiteiten vaststellen en beschrijven

Deze activiteiten worden weergegeven op de verticale as van het schema. Het gaat om alle handelingen die nodig zijn om van de eerste klantvraag te komen tot het moment waarop de productie kan beginnen.

Plaatsen van activiteiten in de juiste volgorde

Activiteiten die tegelijk kunnen worden uitgevoerd, worden bij elkaar geplaatst. Dit zijn parallelle activiteiten. Activiteiten die niet tegelijk kunnen plaatsvinden, vormen samen het kritieke pad. Dit is de kortst mogelijke doorlooptijd van het proces op basis van de noodzakelijke activiteiten.

Per activiteit vaststellen wie verantwoordelijk is

Dit wordt weergegeven op de horizontale as van het schema. Het gaat hierbij om interne afdelingen en personen. Ook uitbestede activiteiten worden meegenomen. Deze hebben namelijk invloed op de totale doorlooptijd. Zo is altijd duidelijk wie aanspreekbaar is als activiteiten niet volgens afspraak worden uitgevoerd.

Doorlooptijd aangeven

De doorlooptijd is het aantal uren of dagen vanaf de start tot het moment dat een activiteit is afgerond. De tijden van opeenvolgende activiteiten worden bij elkaar opgeteld. Dit geeft de minimale tijd weer waarin het proces kan worden uitgevoerd. Deze tijd wordt het kritieke pad genoemd.

Resultaat van het schema

Het schema helpt de onderneming om processen beter op elkaar af te stemmen. Hierdoor kan de totale doorlooptijd worden verkort. Ook wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor elke activiteit. Bij afwijkingen kan snel de juiste persoon worden aangesproken. Dit draagt bij aan verbetering van processen.

Aandachtsgebieden bij gebruik van het schema

Bij grote en complexe processen is het nodig om deze op te splitsen in kleinere deelprocessen. Dit zorgt voor voldoende overzicht.

Ondernemingen die hun producten of productiewijze vaak aanpassen, moeten extra aandacht besteden aan het actueel houden van de activiteitenschema’s.