BART

Doel: Opstellen van een planning van een invoeringsplan

Achtergrond van het model

Bedrijven geven regelmatig opdrachten om onderzoek te doen. Dit kan gaan over nieuwe markten, nieuwe producten of klanttevredenheid. Deze opdrachten worden uitgevoerd door interne medewerkers of door externe partijen wanneer er te weinig capaciteit is.

De opdrachtgevers, vaak de directie, stellen hierbij meestal drie vragen. Zij willen weten wat zij krijgen. Zij willen weten wanneer zij het krijgen. Zij willen weten wat het oplevert.

Het BART model helpt om deze vragen op een gestructureerde manier te beantwoorden en om het plan goed uit te voeren.

Toepassing BART

BART staat voor budget, activiteiten, resources en tijd. Deze vier onderdelen bepalen samen het antwoord op de vragen van de opdrachtgever. Ze vormen ook direct een plan voor het invoeren van de oplossing.

Om met BART te werken, worden een aantal stappen doorlopen.

Opstellen van het budget

Het budget bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel zijn de kosten van het project. Deze kosten worden geschat op basis van bekende en minder bekende gegevens. Het project is nog niet uitgevoerd, dus de toekomst is niet volledig voorspelbaar. Hoe meer ervaring iemand heeft met het maken van kostenberekeningen, hoe nauwkeuriger deze inschatting meestal is.

Het tweede onderdeel is de opbrengst van het project. Een opdrachtgever zal minder interesse hebben als een project meer kost dan het oplevert. Soms wordt toch geïnvesteerd om strategische redenen. Alle kosten van het project moeten één voor één worden berekend en ingeschat. Dit levert meestal weinig problemen op. Het inschatten van opbrengsten is lastiger, omdat deze vaak afhankelijk zijn van marktontwikkelingen. Toch is een schatting nodig om te kunnen bepalen wat het project oplevert.

Vaststellen van activiteiten

De activiteiten zijn de taken die nodig zijn om de doelen van het project te behalen. Deze taken worden uitgevoerd door interne en externe medewerkers. Alle activiteiten moeten afzonderlijk worden vastgesteld.

Activiteiten hebben vaak een onderlinge volgorde. Sommige activiteiten kunnen pas starten als andere activiteiten zijn afgerond. Voor het uitvoeren van activiteiten worden uren gemaakt. Zowel interne als externe medewerkers hebben een uurtarief. Dit is belangrijk voor het berekenen van de kosten.

Wanneer er veel activiteiten zijn en meerdere personen betrokken zijn, is het verstandig om een planning te maken. Met een gantt chart kan de volgorde en samenhang van activiteiten duidelijk worden weergegeven.

Door het uitvoeren van de activiteiten ontstaan de producten die worden opgeleverd. Hiermee wordt antwoord gegeven op de vraag wat de opdrachtgever krijgt. De op te leveren producten staan in relatie tot de kosten. Als een kleine aanpassing veel geld kost, zal de opdrachtgever dit vaak niet accepteren, los van de uiteindelijke opbrengst.

Bepalen van resources

Per activiteit wordt bepaald welke middelen nodig zijn en in welke hoeveelheid. Resources zijn niet alleen medewerkers. Het gaat ook om werkplekken, apparatuur, softwarelicenties, auto’s en kantoorbenodigdheden.

Deze middelen worden opgenomen in de projectplanning. Zo wordt duidelijk wanneer ze nodig zijn. De kosten van deze resources worden toegevoegd aan de totale projectkosten.

Vaststellen van nettotijd en doorlooptijd

Het onderdeel tijd geeft antwoord op de vraag wanneer het project winst kan gaan opleveren. Dit is de opleverdatum plus de tijd die nodig is om de kosten terug te verdienen.

Er zijn twee soorten tijd. De nettotijd is het aantal uren dat medewerkers nodig hebben om het project uit te voeren. De doorlooptijd is de totale kalenderperiode vanaf de start van het project tot de oplevering van het laatste onderdeel.

Resultaat van BART

Het resultaat van het BART model is een duidelijke en onderbouwde planning. Hiermee kan de onderneming gestructureerd werken aan het invoeren van een oplossing.

Aandachtsgebieden BART

Een planning is altijd een inschatting van de toekomst. Door onverwachte gebeurtenissen kan van de planning worden afgeweken. Een organisatie moet flexibel genoeg zijn om aanpassingen toe te staan. Tegelijkertijd moeten er grenzen zijn aan hoeveel en hoe vaak het plan wordt aangepast. Het BART model geeft hier geen directe richtlijnen voor. Het management moet hierover beslissingen nemen.

Auteur: M. Mulders

Jaar ontwikkeld: 2005

Naam: Budget Activiteiten Resources& Tijd