Brainstorm

Doel: Genereren en uitwerken van ideeën

Achtergrond van het model

Onduidelijke begrippen zoals kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid zijn lastig concreet te maken. Het oplossen van problemen in groepen leidt vaak tot lange discussies met tegenovergestelde meningen of gesprekken zonder duidelijk resultaat. Door gebruik te maken van het brainstormmodel kunnen ondernemingen deze problemen gestructureerd aanpakken. Het model biedt een duidelijk stappenplan waarin alle deelnemers zich kunnen vinden.

Toepassing brainstorm

De brainstorm bestaat uit zeven stappen die samen leiden tot een concreet en uitvoerbaar plan. Deze stappen zijn:

• Achtergrondinformatie
• Probleemdefinitie
• Ideegeneratie
• Ideeselectie
• Voor en nadelen
• Werken aan kritieke concerns
• Actieplan en uitwerking

Om de brainstorm goed te laten verlopen kan een facilitator worden aangesteld. Deze persoon bewaakt het proces en bemoeit zich niet met de inhoud van de sessie.

Achtergrondinformatie

In deze fase krijgt iedere deelnemer de achtergrondinformatie over de situatie waarin het probleem is ontstaan. Dit is belangrijk om het probleem goed te begrijpen. De informatie bestaat uit gebeurtenissen uit de afgelopen periode. Deze gebeurtenissen worden in chronologische volgorde gepresenteerd. Daarna worden de symptomen benoemd zodat duidelijk wordt tot welke problemen of uitdagingen dit heeft geleid. Tot slot wordt aangegeven welke acties en besluiten al zijn genomen om de situatie aan te pakken.

Probleemdefinitie

Op basis van de achtergrondinformatie wordt in deze fase het probleem geformuleerd. De probleemdefinitie wordt opgesteld als een vraag. Een voorbeeld is een dalende omzet door toegenomen concurrentie. De bijbehorende vraag kan zijn hoe de onderneming een betere concurrentiepositie kan creëren ten opzichte van nieuwe concurrenten. Op deze manier start iedereen met dezelfde denkrichting.

Ideegeneratie

Bij het bedenken van ideeën is het belangrijk dat deelnemers zoveel mogelijk ideeën aandragen. Het doel is om een breed overzicht aan mogelijkheden te krijgen. Er mag niet worden gediscussieerd over de kwaliteit of haalbaarheid van ideeën. Dit gebeurt pas in een latere fase. Deelnemers mogen alleen vragen stellen om een idee te verduidelijken. In kleine groepen kan de facilitator de ideeën opschrijven. Bij groepen groter dan tien personen is het beter om iedereen ideeën te laten opschrijven op losse briefjes. Elk idee wordt op een apart briefje genoteerd en ingeleverd.

Ideeselectie

Wanneer er geen nieuwe ideeën meer worden ingebracht begint de selectie van ideeën. Eerst worden ideeën gegroepeerd op basis van hetzelfde onderwerp. Elke groep krijgt een duidelijke naam. Daarna worden de groepen geprioriteerd. Afhankelijk van de beschikbare tijd worden de ideeën met de hoogste prioriteit geselecteerd om verder uit te werken.

Voor en nadelen

Per geselecteerde groep ideeën worden de voor en nadelen op een rij gezet. Ook in deze fase wordt niet inhoudelijk gediscussieerd. Het doel is om zoveel mogelijk voor en nadelen te verzamelen om een goede afweging te kunnen maken. Op basis van de voordelen kan de prioriteit van ideeën opnieuw worden bekeken en eventueel aangepast. De nadelen worden meegenomen in de volgende stap.

Werken aan kritieke concerns

Nu de voor en nadelen bekend zijn wordt per idee vastgesteld of er kritieke concerns zijn. Kritieke concerns zijn nadelen die ervoor zorgen dat een idee niet uitvoerbaar is. Deze nadelen worden omgezet in vragen die beginnen met hoe kunnen we of ik zou willen dat. Een voorbeeld is een idee waarbij medewerkers onvoldoende zijn opgeleid. Een bijbehorende vraag kan zijn wie binnen een bepaalde tijd medewerkers kan opleiden. Deze vragen leiden tot concrete acties die per idee worden vastgelegd. De ideeën worden één voor één besproken totdat de beschikbare tijd voorbij is.

Actieplan en uitwerking

De vragen die zijn ontstaan leiden tot acties die door medewerkers worden uitgevoerd. In deze stap worden de acties verdeeld en wordt vastgelegd wanneer antwoorden verwacht worden. Ook wordt een vervolgworkshop gepland. In deze vervolgsessie worden de ideeën opnieuw beoordeeld op basis van prioriteit. Per idee wordt gekeken of kritieke concerns zijn opgelost. Als een kritiek concern blijft bestaan wordt het idee geschrapt. Zodra een idee geen kritieke concerns meer heeft wordt dit idee gekozen en verder uitgewerkt.

Resultaat van het model

Het resultaat is een breed gedragen oplossing voor een probleem. De belangrijkste betrokken medewerkers hebben actief meegedacht en voelen zich verantwoordelijk voor het resultaat. De vaste structuur zorgt ervoor dat er binnen de beschikbare tijd concrete uitkomsten worden bereikt en dat eindeloze discussies worden voorkomen.

Aandachtsgebieden brainstorm

Vaak is één brainstormsessie niet voldoende. In de praktijk zijn meerdere sessies nodig en ook een aparte bijeenkomst voor opvolging. Het is belangrijk om hier vooraf rekening mee te houden. Omdat het een creatief proces is moet de facilitator het proces strak begeleiden. Deelnemers dwalen snel af en moeten regelmatig worden teruggebracht naar het doel van de sessie.

Auteur: Alex Osborn

Jaar ontwikkeld: 1938

Naam: Brainstorm

Literatuur

Vos, K. de (2006) Brainstormen 50.000 ideeën per dag!  Pearson Education.