Business Intelligence

Doel: Het verzamelen, interpreteren en vertalen van gegevens naar doelgerichte besluitvorming door de onderneming.

Achtergrond van het model

Meer dan 200 jaar voor Christus beschreef veldheer Sun Tzu in zijn boek The Art of War al principes die lijken op wat we nu Business Intelligence noemen. In 1989 moderniseerde Howard Dresner dit begrip als een paraplu voor het sturen van ondernemingen. Ansoff leverde met zijn boek een belangrijke bijdrage aan het verder herkennen en toepassen van Business Intelligence. Tegenwoordig is Business Intelligence niet meer weg te denken uit de manier waarop ondernemingen worden aangestuurd.

Door de grote hoeveelheid beschikbare informatie wordt het nemen van besluiten steeds complexer. Ondernemingen moeten bovendien sneller beslissingen nemen doordat het bedrijfsleven sneller is geworden en zich niet meer beperkt tot de lokale markt. Door globalisering speelt de hele wereld een rol. Het vinden, selecteren en interpreteren van de juiste informatie om de onderneming goed te sturen is daardoor het belangrijkste doel van Business Intelligence. Deze informatie komt niet alleen uit de directe markt of het marketing systeem, maar ook uit de omgeving daarbuiten.

Toepassing Business Intelligence

Business Intelligence kan worden ingevoerd door het uitvoeren van de volgende stappen.

• Verzamelen
• Presenteren
• Interpreteren
• Controleren
• Distribueren
• Anticiperen

Verzamelen

Gegevens worden verzameld uit bestaande systemen binnen de onderneming. Deze gegevens worden aangevuld met informatie die medewerkers vinden of registreren. Dit kan via zoekacties op internet, in bibliotheken, magazines en kranten. Ook informatie van klanten, concurrenten en signalen uit informele gesprekken kunnen worden meegenomen. Het is belangrijk om gegevens niet te snel uit te sluiten. Pas na een zorgvuldige beoordeling mogen gegevens worden verwijderd omdat ze verouderd, onbetrouwbaar of niet correct zijn.

Presenteren

De gegevens uit verschillende bronnen worden gecombineerd en opgeslagen op één centrale plek. Hierdoor ontstaat één gezamenlijke basis voor besluitvorming. Detailgegevens worden samengevoegd tot overzichtelijke gegevenssets. Deze gegevens worden visueel weergegeven zodat ze snel te begrijpen zijn.

Interpreteren

Gegevens krijgen pas waarde wanneer ze betekenis hebben voor degene die ermee werkt. Hiervoor moet de context duidelijk zijn. Deze context bestaat bijvoorbeeld uit plaats, periode, hoeveelheid of maat. Wanneer de context helder is kunnen de gegevens worden geïnterpreteerd en eigen gemaakt. Hierbij is het belangrijk om objectief te blijven. Op basis van nieuwe gegevens kan het bestaande beeld worden aangepast. Dit wordt herzien en herijken genoemd.

Controleren

Nieuwe inzichten moeten altijd worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld wanneer het marktaandeel daalt terwijl de omzet stijgt. Dit kan betekenen dat de markt groter is geworden of dat er een fout in de gegevens zit. Als na controle blijkt dat de gegevens kloppen kunnen ze worden aangevuld met extra informatie. Wanneer het marktaandeel daalt door nieuwe concurrenten zal aanvullend onderzoek nodig zijn. Door overleg met anderen kunnen interpretaties worden aangescherpt. De informatie wordt opgeslagen voor direct of later gebruik.

Distribueren

Niet alle informatie is geschikt om met iedereen te delen. Afhankelijk van de rol van medewerkers en de actualiteit van de gegevens wordt bepaald welke informatie naar welke personen of afdelingen wordt gestuurd, binnen of buiten de onderneming.

Anticiperen

De onderneming neemt op basis van de beschikbare informatie besluiten en stuurt hiermee op het behalen van de doelen. De gegevens die worden gebruikt moeten voldoen aan eisen op het gebied van tijd, inhoud en vorm. Tijd heeft betrekking op actualiteit en frequentie. Inhoud gaat over relevantie. Vorm gaat bijvoorbeeld over de manier waarop informatie wordt gepresenteerd.

Om BI goed te gebruiken is het verstandig om gegevens vast te leggen in geautomatiseerde informatiesystemen zoals datawarehouses en portals. Hierdoor kan informatie vanuit verschillende invalshoeken bekeken worden. Daarnaast is het aan te raden om BI informatie te vertalen naar succesfactoren en prestatie indicatoren, zoals bij de Balanced Scorecard.

Resultaat van het model

Goed gebruik van Business Intelligence leidt tot een sterk concurrentievoordeel. De onderneming kan sneller en effectiever besluiten nemen waardoor doelstellingen eerder worden bereikt.

Aandachtsgebieden Business Intelligence

Business Intelligence projecten overstijgen vaak afdelingen, processen en businessunits. Ze hebben altijd te maken met strategie, bedrijfsvoering en technologie. Daarnaast spelen ook politieke belangen een rol. Het opstarten van een BI project vraagt daarom om een zorgvuldige voorbereiding.

Auteur: I. Ansoff

Jaar ontwikkeld: 1991

Naam: Business intelligence

Literatuur

• Ansoff, H.I. (1990). Implanting Strategic Management, Londen: Longman Higher Education 
• Ogilvie, R. (2001). Strategische beleidsinformatie, , Pearson Prentice Hall• Beek, D. van (2004). De intelligente organisatie, Uitgeverij Tutein Nolthenius,