Deming Cirkel

Doel: regelkring voor bewaking te behalen resultaten

Achtergrond van het model

Elk proces bestaat uit een aantal aspecten die tezamen het resultaat op moeten leveren. Deze aspecten zijn input, activiteiten, output, controle aan norm en bijsturing. Het belangrijkste hierbij is dat de output (het resultaat) moet voldoen aan de normen die er voor gesteld zijn. Wanneer dit niet zo is moet er bijgestuurd worden of, in uitzondering, moet de norm aangepast worden. Dit is dus een regelkringprincipe dat bewaakt dat de resultaten ook daadwerkelijk behaald worden.  Een van de meest gebruikte regelkringprincipes is de Deming Cirkel ofwel de PDCA-cyclus, Plan-Do-Check-Act. 

Toepassing Deming Cirkel

• De cirkel bestaat uit een viertal stappen die steeds doorlopen worden. Deze stappen zijn:

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

1. Plan

In de planningsfase worden afspraken gemaakt welke resultaten bereikt dienen te worden. De wijze waarop dit gaat plaatsvinden wordt in een plan opgenomen. Hierbij dient rekening gehouden te worden met randvoorwaarden en uitgangspunten die bij het behalen van het resultaat van belang zijn.  De resultaten die worden opgeleverd zullen nauwkeurig en in ieder geval meetbaar (SMART) moeten worden geformuleerd om achteraf te kunnen vaststellen of de resultaten afgezet tegen de normen inderdaad zijn behaald. Deze doelstellingen zijn de prestatie-indicatoren (PI) op basis waarvan het resultaat gemeten wordt. 

2. Do

De Do stap is het realiseren van de output ofwel zorgen dat het resultaat bereikt wordt. Hiervoor dienen de activiteiten uitgevoerd te worden die staan opgenomen in het projectplan uit de Plan-stap. Tijdens de uitvoering van de activiteiten worden steeds de opgeleverde resultaten gemeten overeenkomstig de vastgestelde prestatie-indicatoren. Het is uiteraard mogelijk dat de verschillende prestatie-indicatoren kunnen echter over verschillende (sub) processen verdeeld zijn. Van belang is om vast te stellen op welke wijze de metingen plaatsvinden.

3. Check

De check stap is de controlerende stap. Hierbij worden de gemeten resultaten vergeleken met de normen die vooraf zijn opgesteld. Het is mogelijk dat bij de gestelde normen een boven- of ondergrens aanwezig is zodat het resultaat enigszins mag afwijken van de norm. Deze toegestane afwijking moet vooraf bepaald zijn. Het is natuurlijk niet zo dat in alle situaties een bepaalde normafwijking geaccepteerd wordt.  De verschillen dienen geanalyseerd te worden en de oorzaken vastgesteld. Bij het controleren vindt tevens een controle plaats met betrekking tot de volledigheid, betrouwbaarheid en de tijdigheid van de informatie. 

4. Act

De act stap bestaat in feite uit twee momenten. Een moment als daadwerkelijke bijsturing op een check de Re-act en een ander moment als initiator van een PDCA de Pro-act stap.

• Re-act.

Bij de Re-act stap wordt door de proceseigenaar het proces bijgestuurd. Dit wordt uiteraard gedaan op basis van de resultaten op de performance-indicatoren uit de check stap. Het kan zijn dat het resultaat onder de norm uitkwam of dat het resultaat boven de norm uit kwam. In beide situaties dient er bijgestuurd te worden. Deze bijsturing bestaat uit activiteiten die er op gericht zijn het oorspronkelijke resultaat alsnog te behalen.

• Pro-act.

De Pro-act stap kan gezien worden als een voorbereidende stap van de PDCA en is dus de initiator van de PDCA. In deze stap wordt vastgesteld of er mogelijk nieuwe resultaatgebieden of interventiestrategieën zijn die gebruikt kunnen worden in de Re-act of in de Plan-stap. Deze stap wordt over het algemeen alleen in complexe besturende processen gebruikt.

Resultaat van het model

Het resultaat van gebruik van dit model is een planmatige continue verbeterslag voor de onderneming in het realiseren van de gestelde doelen. Het feitelijke resultaat is dus de realisatie van de doelen in een kortere tijd met een hogere kwaliteit.

Aandachtsgebieden Deming Cirkel

PDCA, lijkt een eenvoudig model op zich. Vele ondernemingen hebben dit model dan ook trachten verder uit te werken in detail. Hierbij loopt men het risico het doel van het model uit het oog te verliezen en dan alsnog geen resultaat te boeken. 

Het model werkt uitsluitend wanneer de prestatie-indicatoren overeenkomstig de SMART formule zijn gedefinieerd. Dit wordt nog wel eens door ondernemingen als te eenvoudig beschouwd waardoor geen meetbare resultaten ontstaan. Hierbij heeft het gebruik van de cirkel dan ook geen enkel nut meer.

Auteur: W. Deming

Jaar ontwikkeld: ± 1948

Naam: Deming Wheel, PDCA

Literatuur

• Deming, W. (1989). Out of the Crisis. Cambridge: Massachusetts Institute of Technology Center for Advanced Engineering Studies.
• Kaizen, Masaaki Imai, McGraw-Hill, 1986