Doorlooptijd/nettotijd

Doel: Werkbelasting medewerkers bepalen

Achtergrond van het model

Ondernemingen zijn continu doende om hun strategie en plannen te evalueren en aan te passen vanwege sterkere of nieuwe concurrentie, technologische en economische ontwikkelingen en afnemersbehoefte. Het management van de onderneming wil de activiteiten die ontstaan ten gevolge van deze aanpassingen zo snel mogelijk realiseren. Dit is ook logisch omdat de snelheid van de maatschappij steeds hoger wordt en de afnemers verwachten dat de onderneming in deze snelheid meegaat. Het wordt daarbij steeds belangrijker om planningen die gemaakt worden betrouwbaarder te laten zijn. In veel gevallen bestaat er onduidelijkheid tussen de doorlooptijd en de netto tijd van een set van activiteiten. Veel activiteiten worden ook altijd maar even naast het bestaande werk gedaan zonder de impact op de medewerkers van de onderneming te bekijken. Door inzicht te verschaffen in de doorlooptijd en de netto besteedbare tijd kunnen ondernemingen betrouwbaardere planningen opleveren en deze conform planning uitvoeren. 

Toepassing Doorlooptijd/nettotijd

De doorlooptijd van een set met activiteiten (project) is de kalendertijd die het project nodig heeft vanaf startdatum tot en met de einddatum.

De netto tijd van een set met activiteiten (project) zijn alle uren getotaliseerd die door de medewerkers op het project gewerkt moeten worden.

De doorlooptijd van een project wordt bepaald aan de hand van de nettotijd en de beschikbare resources. Met resources wordt in deze situatie bedoeld de personen die het werk, de activiteiten, zullen gaan uitvoeren. De personen verbruiken uren die voor de activiteiten gepland zijn en deze worden dan op het project geboekt.

De doorlooptijd/nettotijd kan via de volgende stappen bepaald worden:

  1. Bepaal de activiteiten
  2. Bepaal de benodigde uren om de activiteit uit te voeren
  3. Bepaald de nettotijd
  4. Bepaal de doorlooptijd van het project
  5. Bepaal het kritieke pad
  6. Stel de speling (slack) vast

Hierbij wordt uitgegaan van het feit dat de doelstellingen en betrokken processen bekend zijn, zodat vastgesteld kan worden welke personen bij dit project betrokken dienen te zijn. Mocht er later nog een proces extra bij betrokken worden, dan kan een persoon vanuit dat proces alsnog participeren.

1. Bepaal de activiteiten

Als eerste stap van dit model dienen alle activiteiten vastgesteld te worden die nodig zijn om de gewenste doelstelling van het project te realiseren. Deze activiteiten kunnen in een of meerdere brainstormsessies vastgesteld worden. Wanneer alle activiteiten geïnventariseerd zijn is het van belang deze in een chronologische volgorde te zetten. Welke activiteiten worden als eerste uitgevoerd en welke daarna? Tevens zullen activiteiten parallel kunnen lopen omdat deze gelijktijdig met andere activiteiten uitgevoerd kunnen worden.

2. Bepaal de netto tijd

Voor het bepalen van deze uren per activiteit zal er een schatting gemaakt moeten worden, immers niemand kan in de toekomst kijken. De meest betrouwbare schatting is die op basis van ervaring. Hoe vaker een gelijksoortige activiteit uitgevoerd is hoe beter de inschatting gemaakt kan worden. Als tweede is het van belang vast te stellen of de activiteit door een ervaren of niet ervaren persoon uitgevoerd gaat worden. Hiermee rekening houden scheelt problemen bij de uitvoering van het project. Indien het (nog) niet mogelijk is om vast te stellen of een ervaren of niet ervaren persoon deze activiteiten uit gaat voeren is het van belang om het gemiddelde te nemen van de schatting vanuit de ervaren persoon en de niet ervaren persoon. Over het gehele project zal dit zich uitmiddelen zodat de planning van het aantal uren betrouwbaar blijft. Deze schatting wordt uitgevoerd voor alle activiteiten van de brainstorm sessie. Het zo verkregen aantal uren is de nettotijd van het project. 

3. Bepaal de onderlinge afhankelijkheden tussen de activiteiten

Als derde stap zullen de onderlinge afhankelijkheden van de verschillende activiteiten vastgesteld moeten worden. Activiteiten in een project kennen de volgende afhankelijkheden:

  1. De volgende activiteit mag nog niet starten wanneer de vorige nog niet afgerond is.
  2. De volgende activiteit moet starten voordat de vorige activiteit afgerond is.
  3. De vorige activiteit mag niet afgerond worden wanneer de vorige nog niet is afgerond.

Bij de meeste planningen komt uitsluitend de eerste afhankelijk voor. Dit is ook meteen de belangrijkste afhankelijkheid.

4. Bepaal de doorlooptijd van het project

De doorlooptijd is de kalendertijd die nodig is om het project uit te kunnen voeren. In de projectkalender wordt opgenomen op welke dagen aan het project gewerkt kan worden. Voor elke activiteit zijn een aantal uren gepland die gewerkt moeten worden. Wanneer er één persoon (resource) aan deze activiteit werkt is de doorlooptijd het totaal aantal uren van die activiteit gedeeld door het aantal werkbare uren per dag. Wanneer een persoon acht werkuren per dag heeft kan het zijn dat deze persoon slechts de helft van zijn tijd, vier uren dus, mag besteden aan deze activiteit. Zo wordt de doorlooptijd van een activiteit bestaande uit honderd uren met een inzet van 4 uur per dag 5 weken (indien er geen vakanties of vrije dagen zijn). 

Formule: 100 uren/ 4uren per dag /5 dagen per week = 5 weken. 

Wanneer blijkt dat deze doorlooptijd voor de activiteit te lang is kunnen er meerdere resources op de activiteit gezet worden.

5. Bepaal het kritieke pad

Wanneer alle activiteiten met betrekking tot hun afhankelijkheden zijn vastgesteld is het kritieke pad van het project vastgesteld. Het kritieke pad wil zeggen die activiteiten die bepalend zijn voor de totale doorlooptijd van een project omdat ze in elkaars verlengde liggen. Vaak kent een project meerdere paden die parallel lopen. Het kritieke pad is dus het langstlopende pad van het project.

Het kritieke pad wordt gedefinieerd door die activiteiten waar met betrekking tot de uren geen speling meer in zit. Vertraging op deze activiteiten leiden dus per definitie tot vertraging van het gehele project. 

6. Stel de speling (Slack) vast

De speling van een activiteit is de mate waarin de activiteit kan uitlopen zonder de totale duur van het project in gevaar te brengen. De speling kan berekend worden aan de hand van start- en einddata van de activiteiten. De speling is het verschil tussen de laatste mogelijke startdatum en de vroegst mogelijke startdatum of het verschil tussen de laatst mogelijke einddatum en de vroegst mogelijke einddatum.

Resultaat van het model

Door gebruik te maken van het verschil in nettotijd en doorlooptijd wordt inzicht verkregen in de werklast van werknemers en kunnen tijdig knelpunten gesignaleerd worden om de gestelde einddatum te realiseren.

Aandachtsgebieden Doorlooptijd/nettotijd

Wanneer bij het bepalen van de doorlooptijd er nog iemand met 4 uur per dag op gezet wordt halveert de doorlooptijd. Hierbij dient wel rekening gehouden te worden dat deze rekensom wel opgaat, maar in de praktijk kunnen niet onbeperkt meer medewerkers op een activiteit gezet worden. Hier geldt duidelijk een optimalisatiepunt.

Het model geeft geen grenzen aan met betrekking tot de beheersbaarheid. Hoe groter het project hoe lastiger het is om overzicht te blijven behouden. Hiervoor is het verstandig het project op te delen in kleinere deelprojecten. Laat een (deel)project nooit langer dan negen maanden tot een jaar lopen.

Auteur: M.Mulders

Jaar ontwikkeld: 2006

Naam: Doorlooptijd/nettotijd

Literatuur

  • Grit, R. (2003). Projectmanagement. Groningen: WoltersNoordhoff.
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Download dit artikel (PDF)

Doorlooptijd/nettotijd

Doel: Werkbelasting medewerkers bepalen

Achtergrond van het model

Ondernemingen zijn continu doende om hun strategie en plannen te evalueren en aan te passen vanwege sterkere of nieuwe concurrentie, technologische en economische ontwikkelingen en afnemersbehoefte. Het management van de onderneming wil de activiteiten die ontstaan ten gevolge van deze aanpassingen zo snel mogelijk realiseren. Dit is ook logisch omdat de snelheid van de maatschappij steeds hoger wordt en de afnemers verwachten dat de onderneming in deze snelheid meegaat. Het wordt daarbij steeds belangrijker om planningen die gemaakt worden betrouwbaarder te laten zijn. In veel gevallen bestaat er onduidelijkheid tussen de doorlooptijd en de netto tijd van een set van activiteiten. Veel activiteiten worden ook altijd maar even naast het bestaande werk gedaan zonder de impact op de medewerkers van de onderneming te bekijken. Door inzicht te verschaffen in de doorlooptijd en de netto besteedbare tijd kunnen ondernemingen betrouwbaardere planningen opleveren en deze conform planning uitvoeren. 

Toepassing Doorlooptijd/nettotijd

De doorlooptijd van een set met activiteiten (project) is de kalendertijd die het project nodig heeft vanaf startdatum tot en met de einddatum.

De netto tijd van een set met activiteiten (project) zijn alle uren getotaliseerd die door de medewerkers op het project gewerkt moeten worden.

De doorlooptijd van een project wordt bepaald aan de hand van de nettotijd en de beschikbare resources. Met resources wordt in deze situatie bedoeld de personen die het werk, de activiteiten, zullen gaan uitvoeren. De personen verbruiken uren die voor de activiteiten gepland zijn en deze worden dan op het project geboekt.

De doorlooptijd/nettotijd kan via de volgende stappen bepaald worden:

  1. Bepaal de activiteiten
  2. Bepaal de benodigde uren om de activiteit uit te voeren
  3. Bepaald de nettotijd
  4. Bepaal de doorlooptijd van het project
  5. Bepaal het kritieke pad
  6. Stel de speling (slack) vast

Hierbij wordt uitgegaan van het feit dat de doelstellingen en betrokken processen bekend zijn, zodat vastgesteld kan worden welke personen bij dit project betrokken dienen te zijn. Mocht er later nog een proces extra bij betrokken worden, dan kan een persoon vanuit dat proces alsnog participeren.

1. Bepaal de activiteiten

Als eerste stap van dit model dienen alle activiteiten vastgesteld te worden die nodig zijn om de gewenste doelstelling van het project te realiseren. Deze activiteiten kunnen in een of meerdere brainstormsessies vastgesteld worden. Wanneer alle activiteiten geïnventariseerd zijn is het van belang deze in een chronologische volgorde te zetten. Welke activiteiten worden als eerste uitgevoerd en welke daarna? Tevens zullen activiteiten parallel kunnen lopen omdat deze gelijktijdig met andere activiteiten uitgevoerd kunnen worden.

2. Bepaal de netto tijd

Voor het bepalen van deze uren per activiteit zal er een schatting gemaakt moeten worden, immers niemand kan in de toekomst kijken. De meest betrouwbare schatting is die op basis van ervaring. Hoe vaker een gelijksoortige activiteit uitgevoerd is hoe beter de inschatting gemaakt kan worden. Als tweede is het van belang vast te stellen of de activiteit door een ervaren of niet ervaren persoon uitgevoerd gaat worden. Hiermee rekening houden scheelt problemen bij de uitvoering van het project. Indien het (nog) niet mogelijk is om vast te stellen of een ervaren of niet ervaren persoon deze activiteiten uit gaat voeren is het van belang om het gemiddelde te nemen van de schatting vanuit de ervaren persoon en de niet ervaren persoon. Over het gehele project zal dit zich uitmiddelen zodat de planning van het aantal uren betrouwbaar blijft. Deze schatting wordt uitgevoerd voor alle activiteiten van de brainstorm sessie. Het zo verkregen aantal uren is de nettotijd van het project. 

3. Bepaal de onderlinge afhankelijkheden tussen de activiteiten

Als derde stap zullen de onderlinge afhankelijkheden van de verschillende activiteiten vastgesteld moeten worden. Activiteiten in een project kennen de volgende afhankelijkheden:

  1. De volgende activiteit mag nog niet starten wanneer de vorige nog niet afgerond is.
  2. De volgende activiteit moet starten voordat de vorige activiteit afgerond is.
  3. De vorige activiteit mag niet afgerond worden wanneer de vorige nog niet is afgerond.

Bij de meeste planningen komt uitsluitend de eerste afhankelijk voor. Dit is ook meteen de belangrijkste afhankelijkheid.

4. Bepaal de doorlooptijd van het project

De doorlooptijd is de kalendertijd die nodig is om het project uit te kunnen voeren. In de projectkalender wordt opgenomen op welke dagen aan het project gewerkt kan worden. Voor elke activiteit zijn een aantal uren gepland die gewerkt moeten worden. Wanneer er één persoon (resource) aan deze activiteit werkt is de doorlooptijd het totaal aantal uren van die activiteit gedeeld door het aantal werkbare uren per dag. Wanneer een persoon acht werkuren per dag heeft kan het zijn dat deze persoon slechts de helft van zijn tijd, vier uren dus, mag besteden aan deze activiteit. Zo wordt de doorlooptijd van een activiteit bestaande uit honderd uren met een inzet van 4 uur per dag 5 weken (indien er geen vakanties of vrije dagen zijn). 

Formule: 100 uren/ 4uren per dag /5 dagen per week = 5 weken. 

Wanneer blijkt dat deze doorlooptijd voor de activiteit te lang is kunnen er meerdere resources op de activiteit gezet worden.

5. Bepaal het kritieke pad

Wanneer alle activiteiten met betrekking tot hun afhankelijkheden zijn vastgesteld is het kritieke pad van het project vastgesteld. Het kritieke pad wil zeggen die activiteiten die bepalend zijn voor de totale doorlooptijd van een project omdat ze in elkaars verlengde liggen. Vaak kent een project meerdere paden die parallel lopen. Het kritieke pad is dus het langstlopende pad van het project.

Het kritieke pad wordt gedefinieerd door die activiteiten waar met betrekking tot de uren geen speling meer in zit. Vertraging op deze activiteiten leiden dus per definitie tot vertraging van het gehele project. 

6. Stel de speling (Slack) vast

De speling van een activiteit is de mate waarin de activiteit kan uitlopen zonder de totale duur van het project in gevaar te brengen. De speling kan berekend worden aan de hand van start- en einddata van de activiteiten. De speling is het verschil tussen de laatste mogelijke startdatum en de vroegst mogelijke startdatum of het verschil tussen de laatst mogelijke einddatum en de vroegst mogelijke einddatum.

Resultaat van het model

Door gebruik te maken van het verschil in nettotijd en doorlooptijd wordt inzicht verkregen in de werklast van werknemers en kunnen tijdig knelpunten gesignaleerd worden om de gestelde einddatum te realiseren.

Aandachtsgebieden Doorlooptijd/nettotijd

Wanneer bij het bepalen van de doorlooptijd er nog iemand met 4 uur per dag op gezet wordt halveert de doorlooptijd. Hierbij dient wel rekening gehouden te worden dat deze rekensom wel opgaat, maar in de praktijk kunnen niet onbeperkt meer medewerkers op een activiteit gezet worden. Hier geldt duidelijk een optimalisatiepunt.

Het model geeft geen grenzen aan met betrekking tot de beheersbaarheid. Hoe groter het project hoe lastiger het is om overzicht te blijven behouden. Hiervoor is het verstandig het project op te delen in kleinere deelprojecten. Laat een (deel)project nooit langer dan negen maanden tot een jaar lopen.

Auteur: M.Mulders

Jaar ontwikkeld: 2006

Naam: Doorlooptijd/nettotijd

Literatuur

  • Grit, R. (2003). Projectmanagement. Groningen: WoltersNoordhoff.
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Download ‘Doorlooptijd/nettotijd’ als PDF

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Na het downloaden van dit artikel ontvang je diverse tips over Business modellen. Met het downloaden ga je akkoord met ons privacy statement.