Fasenmodel besluitvorming – Vroom Yetton

Doel: In groepen tot een besluit komen op basis van voorgeschreven regels

De afkortingen verwijzen naar de 8 vragen die verderop besproken worden. 

Achtergrond van het model

Besluiten nemen is niet altijd eenvoudig. Het ontbreken van informatie, het rekening houden met te veel onderwerpen, het ontbreken van ervaring, het afwegen van meningen van anderen, het gebruiken van vuistregels en het hebben van vooroordelen maken besluitvorming voor een manager soms tot een lastige afweging met vaak een onbekend resultaat. Dit geldt vooral wanneer er weinig tijd is om over de besluitvorming na te denken. Het Vroom/Yetton model helpt managers met deze besluitvorming. Het model is in 1988 geüpdatet door de schrijvers en uitgewerkt tot een model met drie methoden voor besluitvorming, individueel, consultatief en groep, en vijf stijlen van besluitvorming. Voor het nemen van het beste besluit maakt de manager een situatieanalyse en kiest daarbij de beste besluitvormingsstijl uit de vijf mogelijkheden. Het model bestaat uit de volgende twee componenten:

1. Vijf mogelijke stijlen van participatie bij besluitvorming, van sterk autocratisch naar sterk groepsgericht.
2. Acht verschillende situaties waarin leiderschap gevraagd wordt. De vragen hebben betrekking op de kwaliteit van de besluitvorming en op draagvlak bij de medewerkers.

Toepassing Fasenmodel besluitvorming – Vroom Yetton

De vijf besluitvormingsstijlen worden uitgezet langs een lijn van sterk autocratisch naar sterk democratisch. De AI en de AII-stijlen zijn sterk autocratisch, de CI en de CII zijn sterk consultatief (overlegstructuur) en de GII-stijl is een sterke groepsbesluitvormingsstijl.

Om tot een van deze stijlen te komen volgt de manager een set van regels in een besluitvormingsboom. Door het aflopen van de verschillende vertakkingen in het model komt de manager bij een juiste besluitvormingsstijl zodat de besluitvorming door anderen gedragen kunnen worden. Het houdt rekening met het gedrag van de manager en de mate van deelname in de besluitvorming door anderen.  De set van regels helpen de manager om de wijze en de mate van deelname van anderen in de besluitvorming te beoordelen. De set van regels wordt gevolgd door het beantwoorden van vragen met Hoog/Laag of met Ja/Nee. Deze vragen hebben betrekking op het onvoorziene in taakstructuur en alternatieve stijlen. De volgende vragen moeten beantwoord worden om tot een juiste besluitvorming te komen.

1. KA = Kwaliteitsaspect
   Hoe belangrijk is de technische kwaliteit van het besluit?
2. DV =Draagvlak aspect
   Hoe belangrijk is het draagvlak van de medewerkers bij dit besluit?
3. IM = Informatiebeschikbaarheid voor de manager
   Heeft de manager voldoende informatie om een kwalitatief goede beslissing te nemen? 
4. PS = Probleem structuur
   Is het probleem duidelijk gestructureerd en heeft een juiste probleemanalyse plaatsgevonden?
5. DW = Draagvlak waarschijnlijkheid
   Wanneer de manager het besluit zelfstandig neemt, is deze manager er dan van overtuigd dat hij of zij op draagvlak van de medewerkers kan rekenen?
6. DO = Doelovereenstemming
   Zijn de medewerkers het eens met de organisatiedoelstellingen die bereikt worden door het oplossen van dit probleem. 
7. CM = Conflicterende medewerkers
   Bestaat de mogelijkheid dat medewerkers in conflict komen op basis van andere oplossingsvoorstellen?
8. IO = Informatiebeschikbaarheid voor de ondergeschikten

Beschikken ondergeschikten over voldoende informatie om kwalitatieve goede beslissingen te nemen?

Resultaat van het model

Op basis van de ontstane situatie wordt een best mogelijk besluitvormingsproces geselecteerd zodat het besluit dat genomen moet worden kan rekenen op de steun vanuit de betrokkenen. Hierdoor leiden de uit te voeren actiepunten vanuit de besluitvorming tot een gedragen uitvoering ervan en dus tot een beter resultaat.

Aandachtsgebieden Fasenmodel besluitvorming – Vroom Yetton

Het model is goed toepasbaar, hoewel het best complex is. Daarnaast heeft het zijn tijd nodig om tot een juiste keuze van besluitvorming te komen. Afstemming, probleemdefinitie en informatievergaring heeft nu eenmaal tijd nodig. Hierdoor is het model minder goed toepasbaar in herkenbare situatie en in situaties waarin tijd ontbreekt. De beste toepassing is dan ook in nieuwe onbekende situaties of situaties met een vreemde karakteristiek. Eenmaal geoefend met het model kan het steeds sneller toegepast worden in meer gewone omstandigheden. 

Auteur: Vroom, Yetton, Jago

Jaar ontwikkeld:  1973

Literatuur

Vroom, V., Yetton, P., (1973), Leadership and decision-Making, University of Pittsburg Press

Vroom, V., Jago, A., (1988). The New Leadership: Managing Participation in Organizations. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall

Law, J., (2009), A dictionary of Business and management, Oxford University Press