Gantt chart
Doel: Overzicht brengen in uit te voeren activiteiten
Achtergrond van het model
Het principe van de Gantt chart is al heel lang geleden uitgevonden en tot op dit moment is er blijkbaar geen beter middel om activiteiten te plannen dan de befaamde Gantt chart die onder andere werd gebruikt bij de bouw van de Hooverdam in 1931. De Gantt chart is de meest inzichtelijk grafische weergave van de activiteiten die in een planning uitgevoerd moeten worden.
Toepassing Gantt chart
De Gantt chart bestaat uit twee delen. Het eerste deel is tekstueel en cijfermatig en het tweede deel is grafisch. In het tekstuele deel van de Gantt chart wordt weergegeven welke activiteit het betreft, wanneer deze activiteit dient te beginnen, wanneer de activiteit gereed moet zijn, hoeveel uren er aan gewerkt wordt en hoeveel uren er al aan besteed zijn en datzelfde met betrekking tot de kosten. In het grafische deel van de Gantt chart wordt weergegeven welke activiteiten er zijn, welke afhankelijkheden deze hebben en in hoeverre de activiteiten voltooid zijn. Dit zijn de minimumaspecten die een projectleider dient te weten met betrekking tot de status van het project.
- Om een Gantt chart te realiseren zijn de volgende stappen nodig.
- Bepaal alle activiteiten die nodig zijn
- Zet de activiteiten in volgorde
- Selecteer de afhankelijkheden
- Bepaal het aantal uren
- Bepaal wie de activiteit gaat uitvoeren
- Stel de doorlooptijd vast
1. Bepaal de activiteiten die nodig zijn
Voor elk project dat uitgevoerd wordt zullen activiteiten nodig zijn om het doel te realiseren. Als eerste stap van de Gantt chart zullen deze activiteiten vastgesteld moeten worden. De betreffende medewerkers bepalen in een brainstormsessie welke activiteiten nodig zijn om het project te realiseren. De activiteit wordt benoemd en er wordt verder niet op ingegaan. Mogelijk onjuiste activiteiten worden later uitgeselecteerd.
2. Zet de activiteiten in volgorde
Het moge duidelijk zijn dat niet alle activiteiten gelijktijdig uitgevoerd kunnen worden omdat één activiteit pas kan starten wanneer een ander klaar is of omdat er onvoldoende resources zijn om alle activiteiten gelijktijdig te laten lopen. Het team stelt vast onder leiding van de projectleider in welke volgorde de activiteiten uit stap één uitgevoerd moeten worden.
3. Selecteer de afhankelijkheden
Veel activiteiten zijn afhankelijk van andere activiteiten en hebben zodoende een relatie met elkaar. Deze relatie dient vastgelegd te worden zodat bij herplanning de activiteiten niet in een onjuiste volgorde uitgevoerd worden.
Wanneer alle afhankelijkheden bekend zijn, is tevens het kritieke pad bekend. Het kritieke pad zijn die activiteiten met een afhankelijkheid dat de volgende activiteit pas mag starten wanneer de vorige gereed is. Dit is tevens ook de kortste doorlooptijd van het project. Het kritieke pad is één van de belangrijkste aspecten van een planning en wordt duidelijk zichtbaar in de Gantt chart.
4. Bepaal het aantal uren
Voor elke activiteit afzonderlijk moeten de uren vastgesteld worden als ware de activiteit uitgevoerd door één medewerker. Deze uren betreffen de netto tijd die aan een activiteit gewerkt moet worden voordat de activiteit klaar is. In de praktijk heeft de projectmanager de keuze om deze uren door één of meerdere personen uit te laten voeren. Hierbij geldt dat er niet onbeperkt resources toegevoegd kunnen worden omdat men elkaar dan in de weg loopt en er meer overleg nodig is. De uren kunnen op basis van een pessimistische schatting en een opportunistische schatting gevonden worden. Het resultaat wordt door twee gedeeld zodat een meer betrouwbare schatting ontstaat. Wanneer alle activiteiten op deze wijze ingeschat zijn is het totaal aantal uren wat het project kost bekend. Op basis hiervan kunnen de kosten van het project berekend worden voor wat betreft de uren.
5. Bepaal wie de activiteiten gaan uitvoeren
Afhankelijk van wie de activiteiten zullen gaan uitvoeren kan er nog eventueel een bijstelling plaatsvinden met betrekking tot de uren van de activiteiten. Wanneer een activiteit door een onervaren persoon wordt uitgevoerd duurt deze meestal langer dan wanneer deze door een ervaren persoon uitgevoerd wordt. De praktijk leert echter dat dit zich uitmiddelt over alle activiteiten heen. Eén activiteit duurt wellicht wat langer terwijl de andere wat korter duurt. Zo blijft de duur van het project toch gelijk. Met het bepalen van de personen die de activiteiten gaan uitvoeren, worden ook de verantwoordelijkheden bepaald.
6. Stel de doorlooptijd vast
Voor elke activiteit is het aantal uren bepaald wat nodig is om deze activiteit uit te voeren. Tevens is bepaald wie welke activiteiten uitvoert. Deze personen zullen soms 100%, maar soms ook meer of minder dan 100% ingezet zijn op deze activiteit. Daarnaast is het van belang te weten op welke dagen de medewerkers werken en welke niet. Wanneer een activiteit uit veel uren bestaat, kan er voor gekozen worden om meerdere personen gelijktijdig aan deze activiteit te laten werken. Deze componenten samen vormen dan de doorlooptijd van het project. De software zal de functionaliteit om deze berekeningen te maken ondersteunen waardoor lastige berekeningen niet met de hand hoeven te worden gemaakt en eenvoudig te zien is op de Gantt chart hoe lang het project gaat lopen. Indien het project een te lange doorlooptijd heeft kan op deze wijze gekeken worden hoe de doorlooptijd ingekort kan worden.
Resultaat van het model
De Gantt chart geeft een grafisch overzicht van de activiteiten in een project en biedt daarmee direct inzicht in de status van een project met betrekking tot de doorlooptijd, de afhankelijkheden en de vorderingen van het project. Projectplanningssoftware ondersteunt de Gantt chart door de complexe berekeningen en afhankelijkheden tegen elkaar af te zetten en zo what-if analyses te maken.
Aandachtsgebieden Gantt chart
De Gantt chart geeft niet de feitelijke inspanning van een activiteit aan. Daarnaast is een Gantt chart niet effectief in de planning. Hiervoor dienen andere functionaliteiten van de planningssoftware.
Auteur: Henry Laurence Gantt
Jaar ontwikkeld: 1925
Naam: bar charts, time flow charts
Literatuur
- Baars, W. Handboek Projectmanagement, Dans
- Grit, R. (2003). Projectmanagement. Groningen: Wolters-Noordhoff.
Boekentips
Gantt chart
Doel: Overzicht brengen in uit te voeren activiteiten
Achtergrond van het model
Het principe van de Gantt chart is al heel lang geleden uitgevonden en tot op dit moment is er blijkbaar geen beter middel om activiteiten te plannen dan de befaamde Gantt chart die onder andere werd gebruikt bij de bouw van de Hooverdam in 1931. De Gantt chart is de meest inzichtelijk grafische weergave van de activiteiten die in een planning uitgevoerd moeten worden.
Toepassing Gantt chart
De Gantt chart bestaat uit twee delen. Het eerste deel is tekstueel en cijfermatig en het tweede deel is grafisch. In het tekstuele deel van de Gantt chart wordt weergegeven welke activiteit het betreft, wanneer deze activiteit dient te beginnen, wanneer de activiteit gereed moet zijn, hoeveel uren er aan gewerkt wordt en hoeveel uren er al aan besteed zijn en datzelfde met betrekking tot de kosten. In het grafische deel van de Gantt chart wordt weergegeven welke activiteiten er zijn, welke afhankelijkheden deze hebben en in hoeverre de activiteiten voltooid zijn. Dit zijn de minimumaspecten die een projectleider dient te weten met betrekking tot de status van het project.
- Om een Gantt chart te realiseren zijn de volgende stappen nodig.
- Bepaal alle activiteiten die nodig zijn
- Zet de activiteiten in volgorde
- Selecteer de afhankelijkheden
- Bepaal het aantal uren
- Bepaal wie de activiteit gaat uitvoeren
- Stel de doorlooptijd vast
1. Bepaal de activiteiten die nodig zijn
Voor elk project dat uitgevoerd wordt zullen activiteiten nodig zijn om het doel te realiseren. Als eerste stap van de Gantt chart zullen deze activiteiten vastgesteld moeten worden. De betreffende medewerkers bepalen in een brainstormsessie welke activiteiten nodig zijn om het project te realiseren. De activiteit wordt benoemd en er wordt verder niet op ingegaan. Mogelijk onjuiste activiteiten worden later uitgeselecteerd.
2. Zet de activiteiten in volgorde
Het moge duidelijk zijn dat niet alle activiteiten gelijktijdig uitgevoerd kunnen worden omdat één activiteit pas kan starten wanneer een ander klaar is of omdat er onvoldoende resources zijn om alle activiteiten gelijktijdig te laten lopen. Het team stelt vast onder leiding van de projectleider in welke volgorde de activiteiten uit stap één uitgevoerd moeten worden.
3. Selecteer de afhankelijkheden
Veel activiteiten zijn afhankelijk van andere activiteiten en hebben zodoende een relatie met elkaar. Deze relatie dient vastgelegd te worden zodat bij herplanning de activiteiten niet in een onjuiste volgorde uitgevoerd worden.
Wanneer alle afhankelijkheden bekend zijn, is tevens het kritieke pad bekend. Het kritieke pad zijn die activiteiten met een afhankelijkheid dat de volgende activiteit pas mag starten wanneer de vorige gereed is. Dit is tevens ook de kortste doorlooptijd van het project. Het kritieke pad is één van de belangrijkste aspecten van een planning en wordt duidelijk zichtbaar in de Gantt chart.
4. Bepaal het aantal uren
Voor elke activiteit afzonderlijk moeten de uren vastgesteld worden als ware de activiteit uitgevoerd door één medewerker. Deze uren betreffen de netto tijd die aan een activiteit gewerkt moet worden voordat de activiteit klaar is. In de praktijk heeft de projectmanager de keuze om deze uren door één of meerdere personen uit te laten voeren. Hierbij geldt dat er niet onbeperkt resources toegevoegd kunnen worden omdat men elkaar dan in de weg loopt en er meer overleg nodig is. De uren kunnen op basis van een pessimistische schatting en een opportunistische schatting gevonden worden. Het resultaat wordt door twee gedeeld zodat een meer betrouwbare schatting ontstaat. Wanneer alle activiteiten op deze wijze ingeschat zijn is het totaal aantal uren wat het project kost bekend. Op basis hiervan kunnen de kosten van het project berekend worden voor wat betreft de uren.
5. Bepaal wie de activiteiten gaan uitvoeren
Afhankelijk van wie de activiteiten zullen gaan uitvoeren kan er nog eventueel een bijstelling plaatsvinden met betrekking tot de uren van de activiteiten. Wanneer een activiteit door een onervaren persoon wordt uitgevoerd duurt deze meestal langer dan wanneer deze door een ervaren persoon uitgevoerd wordt. De praktijk leert echter dat dit zich uitmiddelt over alle activiteiten heen. Eén activiteit duurt wellicht wat langer terwijl de andere wat korter duurt. Zo blijft de duur van het project toch gelijk. Met het bepalen van de personen die de activiteiten gaan uitvoeren, worden ook de verantwoordelijkheden bepaald.
6. Stel de doorlooptijd vast
Voor elke activiteit is het aantal uren bepaald wat nodig is om deze activiteit uit te voeren. Tevens is bepaald wie welke activiteiten uitvoert. Deze personen zullen soms 100%, maar soms ook meer of minder dan 100% ingezet zijn op deze activiteit. Daarnaast is het van belang te weten op welke dagen de medewerkers werken en welke niet. Wanneer een activiteit uit veel uren bestaat, kan er voor gekozen worden om meerdere personen gelijktijdig aan deze activiteit te laten werken. Deze componenten samen vormen dan de doorlooptijd van het project. De software zal de functionaliteit om deze berekeningen te maken ondersteunen waardoor lastige berekeningen niet met de hand hoeven te worden gemaakt en eenvoudig te zien is op de Gantt chart hoe lang het project gaat lopen. Indien het project een te lange doorlooptijd heeft kan op deze wijze gekeken worden hoe de doorlooptijd ingekort kan worden.
Resultaat van het model
De Gantt chart geeft een grafisch overzicht van de activiteiten in een project en biedt daarmee direct inzicht in de status van een project met betrekking tot de doorlooptijd, de afhankelijkheden en de vorderingen van het project. Projectplanningssoftware ondersteunt de Gantt chart door de complexe berekeningen en afhankelijkheden tegen elkaar af te zetten en zo what-if analyses te maken.
Aandachtsgebieden Gantt chart
De Gantt chart geeft niet de feitelijke inspanning van een activiteit aan. Daarnaast is een Gantt chart niet effectief in de planning. Hiervoor dienen andere functionaliteiten van de planningssoftware.
Auteur: Henry Laurence Gantt
Jaar ontwikkeld: 1925
Naam: bar charts, time flow charts
Literatuur
- Baars, W. Handboek Projectmanagement, Dans
- Grit, R. (2003). Projectmanagement. Groningen: Wolters-Noordhoff.
Boekentips
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!