Het Tien Stappen Plan

Doel: Stappenplan om te komen tot een geslaagd adviestraject

Achtergrond van het model

Vrijwel elke verandering in een onderneming wordt projectmatig uitgevoerd.
Deze verandering kan voortkomen uit de strategie van het management.
De verandering kan ook ontstaan door ontwikkelingen in de markt.

Aan een verandering ligt meestal een adviestraject ten grondslag.
Dit traject loopt van het formuleren van de opdracht tot de invoering van de oplossing.

Het is belangrijk om in deze periode gestructureerd te werken.
Het Tien Stappenplan helpt om dit adviestraject succesvol te laten verlopen.

Toepassing Het Tien Stappenplan

Een adviestraject wordt planmatig uitgevoerd.
Het Tien Stappenplan bestaat uit tien opeenvolgende stappen.

Externe oriëntatie

In deze stap verzamelt de adviseur informatie voordat hij het bedrijf bezoekt.
Dit gaat over het bedrijf zelf en over de sector waarin het bedrijf actief is.

Deze voorbereiding zorgt ervoor dat de adviseur de context begrijpt.
Dit helpt om een goed eerste gesprek te voeren.

Intakegesprek

Het intakegesprek is de eerste kennismaking met de opdrachtgever.
Tijdens dit gesprek worden verwachtingen en mogelijkheden besproken.

Ook wordt bekeken of de adviseur de opdracht kan uitvoeren.
Dit gebeurt op basis van de wensen en eisen van de opdrachtgever.

Oriënterende interviews

Na het intakegesprek worden interviews gehouden met betrokken medewerkers.
Deze interviews zijn gebaseerd op de voorlopige opdrachtformulering.

De adviseur onderzoekt hoe urgent het probleem is.
Ook wordt bekeken of er draagvlak is binnen de onderneming.

Daarnaast wordt gecontroleerd of de opdracht wel juist is geformuleerd.
Op basis hiervan vormt de adviseur een eigen oordeel over de opdracht.

Analyse

In deze stap wordt alle verzamelde informatie beoordeeld.
De adviseur bereidt een terugkoppelingsgesprek voor met de opdrachtgever.

Er wordt een concept probleemstelling opgesteld.
Ook wordt een concept opdrachtformulering gemaakt.

Daarnaast wordt een globaal plan van aanpak uitgewerkt.
Dit plan geldt voor de rest van het adviestraject.

Terugkoppeling en contractering

De adviseur bespreekt zijn analyse met de opdrachtgever.
Hierbij wordt uitgelegd wat het probleem is en hoe dit aangepakt kan worden.

Er wordt actief gezocht naar draagvlak binnen de organisatie.
De probleemstelling en opdrachtformulering worden definitief vastgesteld.

De afspraken worden vastgelegd in formele documenten.
Dit kan een contract of een schriftelijke overeenkomst zijn.

Werkplanning en projectorganisatie

Na akkoord wordt een gedetailleerde planning opgesteld.
Ook wordt een projectorganisatie ingericht.

Hierin wordt vastgelegd wie welke taken uitvoert.
Dit zorgt voor duidelijkheid tijdens de uitvoering van het project.

Diepteonderzoek

Het diepteonderzoek is de meest tijdrovende fase.
In deze stap wordt uitgebreide informatie verzameld.

Het doel is om een goed onderbouwd advies te kunnen geven.
Alle relevante gegevens worden systematisch verzameld.

Oplossingsplan

De verzamelde informatie wordt geanalyseerd.
Op basis hiervan worden mogelijke oplossingen ontwikkeld.

Er worden meerdere alternatieven uitgewerkt.
Uiteindelijk wordt één oplossing gekozen die het beste past bij de opdracht.

Invoering

De invoering richt zich op Budget, Activiteiten, Resources en Tijd.
Dit wordt samengevat met het acroniem BART.

Er wordt een kosten en batenanalyse gemaakt.
Ook wordt bepaald welke activiteiten nodig zijn voor de invoering.

Daarnaast wordt vastgesteld welke middelen en mensen nodig zijn.
Tot slot wordt de doorlooptijd van het project bepaald.

Afronding

In deze laatste stap wordt het project overgedragen aan de onderneming.
De organisatie wordt in staat gesteld de oplossing zelfstandig in te voeren.

Resultaat van het model

Het Tien Stappenplan biedt een gestructureerde aanpak voor adviestrajecten.
De adviseur levert een onderbouwd en uitvoerbaar advies.

De onderneming kan hiermee de doelstellingen realiseren.
Het model wordt veel gebruikt in het hoger onderwijs.

Aandachtsgebieden Het Tien Stappenplan

Het plan is gedetailleerd en vraagt om zorgvuldige toepassing.
De adviseur moet per stap bepalen hoeveel aandacht nodig is.

In veel projecten worden stap één tot en met zes snel doorlopen.
Deze stappen nemen vaak de eerste drie tot vier weken in beslag.

Het diepteonderzoek duurt meestal het langst.
Deze fase kan ongeveer tien weken duren.

De laatste weken zijn bedoeld voor oplossing, invoering en afronding.
Na het diepteonderzoek moet het verzamelen van informatie stoppen.

Nieuwe informatie mag het advies dan niet meer sterk beïnvloeden.
Als dat wel gebeurt is het diepteonderzoek onvoldoende geweest.

Auteur: P.M.Kempen en J.A.Keizer

Jaar ontwikkeld: 1995 

Ook bekend als: TSP, Traject organisatieadvies

Literatuur

Competent afstuderen en stagelopen; Kempen.P.M. en Keizer,J.A.; Wolters-Noordhoff; 2005, ISBN 9001468241