Inkoopproces

Doel: Beoordelen en Inrichten van het inkoopproces

Achtergrond van het model

De aandacht binnen ondernemingen gaat vooral uit naar de afnemers omdat daar de omzet te halen is. Ondernemingen realiseren zich soms nog te weinig dat aan de inkoopkant ook mogelijkheden liggen om kosten te besparen en een betere achterwaartse integratie te realiseren. Dit is noodzakelijk omdat in de supply chain bedrijven steeds meer afhankelijk van elkaar worden. Een goed gestructureerd inkoopproces levert hierbij een belangrijke bijdrage. Het Michigan State University (MSU) inkoopmodel levert met acht strategische processen en zes ondersteunende processen een model waarmee het inkoopproces beoordeeld en gestructureerd kan worden.

Het model is eigenlijk een benchmark van de inkoopprocessen en kan dus in ondernemingen gebruikt worden om de verschillende inkoopafdelingen met elkaar te vergelijken of de verschillende divisies met elkaar te vergelijken. Daarnaast kan het model gebruikt worden om de inkoopprocessen van de onderneming te vergelijken met die van andere ondernemingen. Hiervoor is het dan wel noodzakelijk dat er een database bestaat waarin de vergelijkbare gegevens privacy veilig opgeslagen en beheerd worden.

Toepassing Inkoopproces

De toepassing van het model bestaat uit de onderstaande stappen:

1. Bepaal het inkoopbeleid van de onderneming.
2. Prioriteer de processen van het model die voor de onderneming van belang zijn.
3. Analyseer en scoor de veertien processen uit het model overeenkomstig de waarderingen die het model geeft.
4. Maak een gap-analyse en bepaal de processen die onvoldoende scoren.
5. Definieer een project om de inkoopprocessen aan te passen.
   

1. Bepaal het inkoopbeleid

Vanuit de ondernemingsstrategie dient een beleid aanwezig te zijn met betrekking tot het totale inkoopproces. Er dienen keuzes gemaakt te worden onder andere met betrekking tot de interne inkoop afdeling(en),  single sourcing of multi sourcing, leveranciers- en contractmanagement. Per product/dienstgroep dient een keuze gemaakt te worden of het om strategische inkoop gaat (kost wat kost zal dit product ingekocht moeten worden) of dat het gaat om kostenefficiënt inkopen.

2. Prioriteer de processen

Op basis van het inkoopbeleid kan de onderneming nu vaststellen wat de prioriteit van de veertien processen uit het model is. Dit is een lastige activiteit omdat al snel de conclusie getrokken wordt dat alle processen van belang zijn. Toch is deze activiteit van belang om later bij de invoering en de allocatie van budgetten en resources de juiste keuzes te kunnen maken om de belangrijkste activiteiten als eerste op te pakken en de andere daarna. Zijn bijvoorbeeld eerste de strategische product/diensten van belang of dient er eerst een kostenbesparing gerealiseerd te worden. Nog belangrijker wordt de prioritering wanneer beide plaats moeten vinden.

3. Analyseer en scoor de veertien processen uit het model

Het model geeft voor elk van de veertien processen beoordelingscriteria en volwassenheidsniveaus aan. Deze niveaus worden gescoord op een 10-puntsschaal, waarbij een nul score geldt dat dit proces voor dit product/dienst niet van toepassing is en een 10 geldt voor ‘best in class’. Op basis van de beoordelingscriteria worden de processen van de onderneming geanalyseerd en gescoord.

4. Gap-analyse

Via een gap-analyse, analyse van het verschil wat wenselijk is en wat werkelijk is, wordt nu per proces aangegeven op welke aspecten het proces niet voldoet aan de gewenste situatie. Deze verschillen vormen de basis om tot een professioneel inkoopproces te komen. Van belang is om in deze stap duidelijke doelstellingen te formuleren middels succesfactoren en prestatie-indicatoren om de realisatie planmatig te kunnen sturen op de succesfactoren.

5. Aanpassing inkoopprocessen

Per aspect uit de gap-analyse worden nu de activiteiten opgesteld die moeten plaatsvinden om zorg te dragen dat de inkoopprocessen aangepast worden, een projectplan opgesteld wordt en middelen en resources aan het project gekoppeld worden ter realisatie. Wezenlijk onderdeel is de monitoring van de realisatie om vast te stellen of de aanpassingen van het inkoopproces ook leiden tot de gewenste resultaten die vastgelegd zijn in de succesfactoren en prestatie-indicatoren.

Resultaat van het model

Het resultaat dat gebruik van het model oplevert is de structurering en professionalisering van de inkooporganisatie. Veel bedrijven focussen alleen op het kostenaspect en nemen daardoor onjuiste besluiten die soms zelfs leiden tot hogere kosten. Bij de professionalisering van de inkoop gaat het ook om de relatie tussen leverancier en afnemer omdat door de supply chain integratie een steeds groter belang vormt.

Aandachtsgebieden Inkoopproces

 Het MSU-model opgesteld door prof. Moncska is opgezet voor internationaal opererende productiebedrijven en houdt te weinig rekening met dienstverlenende bedrijven. In samenwerking met NEVI en PIA is in Nederland een MSU Publiek model ontwikkeld voor dienstverlenende en overheidsinstellingen.

Een tweede aspect is dat het model zich te veel focust op het kostenaspect van de inkoopfunctie en minder op de strategische doelen die een inkooporganisatie nastreeft.

Auteur: R.M. Monczka (aangevuld M. Mulders)

Jaar ontwikkeld: 1998

Naam: MSU-inkoopmodel

Literatuur

• Monczka, R., Trent, R. en Handfield, R. (2004). Purchasing and Supply Chain Management, South-Western Pub.
• Oude Weme, R. D. , De Groot, N. Telgen, H. , Het Monczka-model, past dat wel? Analyse van de toepasbaarheid van het Monczka-model – Enschede: Capita selecta Inkoopmanagement Universiteit Twente.