Kosten Baten Analyse

Doel: Financiële rechtvaardiging projecten/investeringen 

Achtergrond van het model

De invoering van een voorgestelde oplossing brengt altijd kosten met zich mee. Dit is echter niet het enige belangrijke onderdeel van een project. Het doel is meestal ook om voordelen te behalen, zoals meer omzet of lagere kosten. Daarom is het belangrijk om te bepalen welke financiële baten tegenover de kosten staan.

De verhouding tussen kosten en baten wordt uitgedrukt in de ROI, return on investment. Dit is een belangrijke maatstaf om te bepalen of een project of investering wordt uitgevoerd. Een eenvoudige manier om dit te beoordelen is het maken van een kosten baten analyse. Hierbij worden alle kosten en baten per onderdeel in kaart gebracht. De kosten zijn vaak goed te berekenen. De baten zijn lastiger te bepalen, maar moeten wel worden ingeschat. Dit gebeurt meestal op basis van verwachtingen over de afzet, vaak ondersteund door extern onderzoek.

Toepassing kosten baten analyse

Een kosten baten analyse is nodig wanneer het management moet beslissen of een project wordt uitgevoerd of niet. Sommige projecten zijn verplicht, bijvoorbeeld door wetgeving. De meeste projecten moeten echter aantoonbare baten opleveren. Hiervoor wordt een kosten baten analyse opgesteld. Dit gebeurt aan de hand van de volgende stappen.

• Bepaal de kosten, zoals uren, materialen, software, promotie, machines, gebouwen en onvoorziene kosten.
• Bepaal de baten, zoals extra omzet, hogere klanttevredenheid, betere service, hogere productkwaliteit, lagere kosten, minder inzet van personeel, hogere bezettingsgraad en ROI.

1. Kosten

De kosten van een project bestaan uit verschillende onderdelen. Hieronder vallen de uren die medewerkers aan het project besteden en de materialen die worden gebruikt. Dit kunnen bijvoorbeeld kantoorartikelen zijn, maar ook huur van computers, auto’s of grondstoffen.

Ook promotiekosten horen hierbij, zoals reclame, posters, flyers, brochures en video’s. Machines die voor het project worden gebruikt, worden eveneens als kosten meegenomen. Bij aangeschafte machines moet rekening worden gehouden met afschrijving over meerdere jaren. De financiële administratie kan aangeven hoe deze kosten correct aan het project worden toegerekend.

Voor gebouwen geldt hetzelfde als voor machines. Wanneer gebouwen worden gekocht, wordt afgeschreven. Wanneer gebouwen worden gehuurd, worden de huurkosten meegenomen. Daarnaast is het verstandig om een post onvoorzien op te nemen. Deze post is bedoeld om tegenvallers op te vangen en bedraagt meestal tien tot vijftien procent van de totale projectkosten, afhankelijk van het risico van het project.

2. Baten

Het bepalen van de baten is moeilijker dan het bepalen van de kosten. Toch is een goede batenanalyse noodzakelijk om te kunnen beoordelen of het project financieel haalbaar is. Veel baten zijn minder concreet en moeten worden geschat. Deze schattingen moeten zo veel mogelijk gebaseerd zijn op berekeningen met duidelijke aannames.

Een veelvoorkomende bate is extra omzet door een hogere afzet. Dit kan bijvoorbeeld worden berekend door aan te nemen dat drie procent meer klanten het product koopt. De omzet volgt dan uit deze hogere afzet. Baten op het gebied van klanttevredenheid, service en kwaliteit hangen vaak samen met deze omzetgroei.

Ook besparingen op grondstoffen, hulpmaterialen of energie kunnen als baten worden meegenomen. Bij besparingen op personeelskosten moet voorzichtig worden omgegaan met aannames. Wanneer medewerkers door een project minder tijd nodig hebben, betekent dit niet automatisch dat de kosten dalen. Medewerkers hebben meestal een vast salaris. Hoe hiermee wordt omgegaan, hangt af van het beleid van de onderneming. Een hogere bezettingsgraad van machines is doorgaans wel goed te berekenen.

Omdat de toekomst onzeker is, kan worden gewerkt met drie scenario’s. Het eerste scenario is het verwachte scenario. Het tweede scenario is pessimistisch en gaat uit van lage of zelfs geen baten. Het derde scenario is optimistisch en gaat uit van maximale baten. Het gemiddelde van deze drie scenario’s geeft meestal een betrouwbare schatting.

3. ROI

Bij een kosten baten analyse wordt bekeken of de baten hoger zijn dan de kosten. Bij de berekening van de ROI wordt daarnaast rekening gehouden met afschrijvingstermijnen. De ROI geeft inzicht in de terugverdientijd van de investering. De formule hiervoor is:

Terugverdientijd = investering of kosten gedeeld door de jaarlijkse cashflow.

Resultaat van het model

Het resultaat van het model is een financiële onderbouwing. Op basis hiervan kan het management een weloverwogen besluit nemen om een project wel of niet uit te voeren.

Aandachtsgebieden kosten baten analyse

Wanneer medewerkers graag willen dat een project doorgaat, bestaat het risico dat de baten te positief worden ingeschat. Er kan dan met cijfers worden geschoven om het project aantrekkelijker te maken. Het werken met meerdere scenario’s verkleint dit risico, maar kan het niet volledig uitsluiten.

Auteur: In de praktijk ontwikkeld

Naam: Kosten/baten analyse, break-even analyse, terugverdientijd, ROI, return on Investment.

Literatuur

Baccarne, J. en Mulder, A. (2004). Marktgericht calculeren. Uitgeverij Boom.

Heye, T., Frederix, R., Noppe, K. en Lernhout, B. (2005). Economische topper 5 – Bedrijfswetenschappen. Uitgeverij de Boeck