Leveranciersselectie

Doel: Kiezen van de meest geschikte leverancier(s)

Achtergrond van het model

Door de toenemende samenwerking tussen bedrijven in ketens is het selecteren van leveranciers steeds belangrijker geworden. Ondernemingen worden gedwongen om kosten te verlagen en om het zogenoemde opslingereffect tussen bedrijven te voorkomen. Om beloofde levertijden aan afnemers te kunnen nakomen, moeten leveranciers hun leverbetrouwbaarheid kunnen garanderen.

Door de beschikbaarheid van meer informatie via internet kan de inkoper kritischer kijken naar leveranciers. Tegelijkertijd hebben leveranciers zich verder ontwikkeld en zijn er meer aanbieders op de markt gekomen. Vrijwel iedere leverancier geeft aan aan de eisen van afnemers te kunnen voldoen en onderbouwt dit vaak met referenties. Hierdoor is het selectieproces een complexe afweging geworden. Naast deze inhoudelijke afwegingen speelt ook persoonlijke voorkeur van één of meerdere personen soms een rol bij de keuze voor een leverancier.

Toepassing Leveranciersselectie

Hoewel het kiezen van de juiste leverancier(s) lastig kan zijn, bestaat het selectieproces uit vijf duidelijke stappen.

• Vaststellen van de behoefte voor een nieuwe leverancier
• Vaststellen en formuleren van de eisen en wensen
• Kwalificatie van leveranciers
• Selectie van leverancier(s)
• Beoordeling van prestaties van leverancier(s)

1. Vaststellen behoefte nieuwe leverancier

Wanneer een leverancier wegvalt, is de noodzaak voor een nieuwe leverancier duidelijk. Ook kan een lage prestatie van de huidige leverancier of een wijziging in de sourcingstrategie aanleiding zijn om een andere leverancier te kiezen. Wanneer de prestaties niet voldoen, zal overwogen worden om over te stappen.

De sourcingstrategie kan bestaan uit single sourcing, waarbij één leverancier wordt gekozen, of multiple sourcing, waarbij meerdere leveranciers worden ingezet. Deze keuze is mede afhankelijk van de betrouwbaarheid en capaciteit van de leverancier. Wanneer niet zeker is dat de leverancier op tijd kan leveren, de juiste service kan bieden of aan minimale ordergroottes kan voldoen, zal de onderneming eerder kiezen voor een multiple sourcing strategie.

2. Vaststellen en formuleren van de eisen en wensen

In deze stap bepaalt de onderneming welke minimale eisen gesteld worden aan leveranciers. Deze eisen kunnen betrekking hebben op betrouwbaarheid, kwaliteit, toegevoegde waarde, service, communicatie, financiële positie, geschiktheid voor het doel, innovatie, fout- en klachtafhandeling, productverpakking en transportverpakking, betalingstermijnen, contractuele afspraken, branchekennis, prijsstelling en prijsverhogingen.

Een belangrijk onderdeel vormen de functionele eisen waaraan het product of de dienst moet voldoen. Deze moeten duidelijk en eenduidig beschreven zijn om discussie bij gebruik te voorkomen.

Daarnaast maakt de onderneming onderscheid tussen eisen, wensen en nice-to-have aspecten. Wanneer een leverancier niet voldoet aan de eisen, ook wel knock-outcriteria genoemd, valt deze direct af. Wanneer niet voldaan wordt aan wensen, volgt een afweging ten opzichte van andere leveranciers. Nice-to-have aspecten leveren een voordeel op, maar zijn niet doorslaggevend.

3. Kwalificatie leveranciers

Bij de kwalificatie wordt vanuit een grote groep leveranciers toegewerkt naar een korte lijst waaruit uiteindelijk gekozen wordt. Hierbij spelen criteria, weging en scores een belangrijke rol. Deze worden beïnvloed door verschillende factoren zoals het type product, de productiestrategie van de onderneming, de geografische ligging van de leverancier en het besluitvormingsproces.

De criteria worden per situatie opnieuw vastgesteld. De belangrijkste groepen criteria zijn:

• Product type
• Standaard product zonder problemen
• Product met procedurele problemen, waarbij de functionaliteit voldoet maar het gebruik lastig is
• Product met functionele problemen, waarbij het product niet volledig doet waarvoor het bedoeld is
• Product met politieke gevoeligheid, waarbij grote investeringen meerdere afdelingen betrekken

Productiestrategie
MTO, produceren op klantorder
MFS, assembleren op klantorder vanuit voorraad
MTS, produceren op voorraad

Geografische locatie
Lokale leverancier(s)
Internationale leverancier(s)

Besluitvormingsproces
Eén beslisser
DMU, decision making unit

Besluitvormingscriteria voor de leverancier
Minimale ordergrootte
Leverancierscapaciteit
Sourcingstrategie van de onderneming, single of multiple sourcing

4. Selectie van leverancier(s)

De uiteindelijke selectie is gebaseerd op de scores die leveranciers behalen op de vastgestelde criteria. Hiervoor wordt een beslissingstabel opgesteld met criteria, weging en scores, waarna een totaalscore wordt berekend.

Belangrijk is de vraag of compensatie is toegestaan. Bij compensatie kan een zwak punt worden gecompenseerd door een sterk punt. Wanneer compensatie niet is toegestaan, leidt een onvoldoende score op een criterium direct tot afwijzing.

Voor de definitieve selectie moet de leverancier in de praktijk aantonen dat aan de functionele eisen wordt voldaan. Pas daarna kunnen contractonderhandelingen starten. In de contracten worden juridische aspecten en aanvullende afspraken vastgelegd, zoals betalingstermijnen, leveringstermijnen, garanties, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid.

5. Beoordeling

Na selectie van de leverancier(s) moet worden gecontroleerd of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Deze beoordeling vindt niet eenmalig plaats, maar periodiek. Ook hiervoor kan een scoretabel worden gebruikt waarin prestaties worden beoordeeld op basis van vastgestelde criteria en wegingen.

Resultaat van het model

Het resultaat van leveranciersselectie is een onderbouwde keuze op basis van objectieve criteria. De gekozen leverancier(s) sluiten het beste aan bij de behoeften van de onderneming op dat moment. Dit is niet per definitie de leverancier met de laagste prijs. Het model helpt om te voorkomen dat leveranciers worden gekozen op basis van persoonlijke voorkeuren.

Aandachtsgebieden Leveranciersselectie

Hoewel de selectie zorgvuldig plaatsvindt, kan vooraf niet volledig worden vastgesteld of een leverancier blijvend aan alle eisen voldoet. Dit moet in de praktijk blijken. Daarom is voortdurende monitoring van de prestaties van leveranciers noodzakelijk.

Auteur: M. Mulders

Jaar ontwikkeld: 2006

Naam: Leveranciersselectie

Literatuur

Mahmut Sonmez (2006). A Review and Critique of Supplier Selection Process and Practices. UK: Business School Occasional Papers Series.