Multi Moment opname

Doel: Ineffciciency en bottlenecks bepalen in processen

Achtergrond van het model

De Engelsman Tippett gebruikte als eerste de multi moment opname methode in 1935 bij onderzoek naar textielmachines. Zijn doel was om vast te stellen hoeveel oponthoud er was in het productieproces. Hij bedacht dat binnen vaste tijdvakken alle activiteiten van een proces geregistreerd moesten worden. Zo werd zichtbaar hoeveel procent van de tijd elke activiteit in beslag nam.

Daarna werd een overzicht gemaakt waarin per activiteit het percentage van de totale tijd werd weergegeven. Het doel van de multi moment opname is het vinden van activiteiten waar tijdwinst mogelijk is of waar onnodig tijd wordt verspild. De drie bekendste toepassingen zijn:

Inzicht krijgen in de tijdsbesteding van mensen
Inzicht krijgen in draai-, instel- en storingstijd van machines
Het verzamelen van basisgegevens voor tijdnormen van werkzaamheden

Multi Moment Opname (MMO) is een methode waarbij op verschillende momenten wordt waargenomen wat mensen en/of machines doen gedurende een bepaalde periode. Hiermee wordt bepaald welk percentage van de tijd aan een bepaalde activiteit wordt besteed.

Voor een succesvol MMO-onderzoek is het belangrijk dat het onderzoek goed wordt voorbereid, uitgevoerd, geanalyseerd en gerapporteerd. Daarbij moet duidelijk worden uitgelegd wat het doel van de MMO is, wat er gaat gebeuren en wie de waarnemingen uitvoert. Na de analyse moet er ook een terugkoppeling plaatsvinden naar de betrokken medewerkers. Zo kunnen zij zien waar knelpunten zitten en waar verbeteringen mogelijk zijn.

Toepassing Multi Moment Opname

Bij het onderzoek worden activiteiten verdeeld in drie categorieën:

Direct productief
Dit zijn handelingen die direct met het productieproces te maken hebben, zoals het bedienen van machines.

Indirect productief
Dit zijn handelingen die nodig zijn om het productieproces mogelijk te maken, zoals het aanvoeren van materiaal, afvoeren van producten en het instellen van machines.

Improductief
Dit zijn handelingen die geen direct verband hebben met het maken van producten, zoals wachttijden en pauzes.

De werkwijze van een Multi Moment Opname bestaat uit de volgende negen stappen.

1. Stel eerst een juiste onderzoeksvraag vast

Voordat het onderzoek start, moet een duidelijke onderzoeksvraag worden geformuleerd. Hiermee wordt bepaald welke processen onderzocht worden en wordt het onderzoek afgebakend.

2. Definieer de te meten processen en bedrijfsobjecten

Bepaal welke processen gemeten worden en welke mensen en/of machines daarbij horen. Het processchema helpt om de volgorde en samenhang van de metingen vast te leggen.

3. Stel de activiteiten vast die worden uitgevoerd

Per persoon of machine moet worden vastgelegd welke activiteiten plaatsvinden. Bij medewerkers gaat het om hoofdactiviteiten en nevenactiviteiten, waaronder ook wachttijden en pauzes. Gesprekken, telefoneren en e-mailen worden ook als activiteiten gezien.

Bij machines wordt onderscheid gemaakt tussen in bedrijf zijn en stilstand. Stilstand kan verder worden opgesplitst in bijvoorbeeld onderhoud, schoonmaken, omstellen en reparatie. Het is belangrijk om voldoende categorieën te gebruiken, omdat later uitsplitsen niet meer mogelijk is. Activiteiten die weinig voorkomen kunnen eventueel worden samengevoegd.

4. Stel de gewenste nauwkeurigheid en betrouwbaarheid vast

Hoe meer waarnemingen worden gedaan, hoe nauwkeuriger het onderzoek. Omdat het om momentopnamen gaat en geen continue meting, is de nauwkeurigheid nooit honderd procent. Vaak wordt software gebruikt die helpt bij het berekenen van de betrouwbaarheid.

5. Stel het aantal waarnemingen vast

Tijdens een bepaalde periode worden meerdere rondes gelopen langs mensen of machines. Per waarneming wordt vastgelegd welke activiteit op dat moment plaatsvindt. Na afloop worden alle waarnemingen per activiteit opgeteld. Samen vormen zij honderd procent van de tijd. Elke activiteit wordt omgerekend naar een percentage van de totale tijd.

6. Loop proefrondes en let op meeteffecten

Meeteffect ontstaat wanneer medewerkers hun gedrag aanpassen omdat zij weten dat ze worden geobserveerd. Dit effect kan worden verminderd door medewerkers vooraf goed te informeren en te betrekken bij de voorbereiding van het onderzoek.

7. Voer het Multi Moment Opname onderzoek uit

Maak een opnameschema. Bepaal de duur van de meetperiode, het aantal ronden per dag, de groepsgrootte en het minimale aantal waarnemingen.

Als voorbeeld: bij een cyclustijd van 20 minuten kan gekozen worden voor een gemiddelde ronde-interval van 10 minuten. Bij 7,5 uur productief werken kunnen dan 45 ronden per dag worden uitgevoerd. Bij een groep van 40 medewerkers duurt één ronde ongeveer 2,5 minuut. De minimale ronde-interval wordt dan vastgesteld op 3 minuten.

8. Analyseer de gegevens

De waarde van de resultaten hangt af van hoe representatief de meetperiode is voor de normale werksituatie. Prestatie-indicatoren zoals productiviteit, effectiviteit en efficiency kunnen hierbij helpen. Ook gegevens zoals orderintake en ziekteverzuim kunnen inzicht geven. Het is belangrijk om vooraf te beoordelen of de gekozen meetperiode representatief is, om latere discussies te voorkomen.

9. Rapporteer en presenteer

Een MMO levert veel cijfers op. Deze moeten overzichtelijk worden verwerkt om conclusies en aanbevelingen te kunnen formuleren en duidelijk te presenteren.

Resultaat van het model

Het resultaat van een multi moment opname is inzicht in activiteiten waar tijdwinst mogelijk is of waar te veel tijd verloren gaat. Daarnaast is de methode geschikt om bottlenecks in processen te herkennen. Na afloop is er inzicht in werkzaamheden van medewerkers, in draai-, instel- en storingstijden van machines en in tijdnormen voor werkzaamheden.

Aandachtsgebieden Multi Moment opname

Medewerkers moeten goed betrokken worden bij het MMO-onderzoek en duidelijke uitleg krijgen over het doel. Gebeurt dit niet, dan kan onzekerheid ontstaan of kan gedrag worden aangepast, waardoor de resultaten onbetrouwbaar worden.

Auteur: L.Tippet

Jaar ontwikkeld: 1938

Naam: Ratio Delay Study, Work-Sampling en Steekproefmethode

Literatuur

Botter, H. (1993). Productiemanagement. SDU Uitgevers. 

Veld, J. in ‘t (2002). Analyse van organisatieproblemen. Groningen, Wolters-Noordhoff.

Brevé, B. (1993). Logistiek verbeteren; handleiding voor productiebedrijven. Kluwer.