Organisatiebesturing

Doel: Besturing onderneming op korte, middellange en lange termijn

Achtergrond van het model

Alles wat binnen een onderneming gebeurt, heeft als doel het primaire proces goed te laten werken. Hiervoor worden bouwstenen ingezet zoals mensen, middelen en structuur. Om deze bouwstenen goed op elkaar af te stemmen, is overleg nodig en sturing vanuit het management. Deze sturing vindt plaats op drie verschillende niveaus binnen de onderneming: strategisch, tactisch en operationeel.

Het topmanagement van de onderneming bepaalt op strategisch niveau de hoofdlijnen en neemt de belangrijkste besluiten. Hierbij gaat het om een periode van drie tot maximaal vijf jaar. Het managementteam kijkt op tactisch niveau naar de ontwikkelingen van de onderneming over een periode van één tot drie jaar en zorgt ervoor dat medewerkers de juiste middelen en faciliteiten hebben om de doelen te realiseren. De medewerkers op de werkvloer voeren de activiteiten van het primaire proces uit en hebben een tijdshorizon van maximaal één jaar. Hun belangrijkste taak is het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden, zodat de productie van die dag voldoet aan de planning.

Toepassing Organisatiebesturing

De drie besturingsniveaus in een onderneming zijn nodig omdat op elk niveau een andere tijdsperiode geldt waarin besluiten worden genomen. Per niveau is daarom andere informatie nodig om goed te kunnen sturen.

1. Missie en visie

Het topmanagement, zoals de raad van bestuur, is verantwoordelijk voor de plannen op de lange termijn. Zij bepalen het beleid van de onderneming en leggen dit vast in de visie en missie. Dit wordt strategische besturing genoemd.

Samen met het managementteam vertaalt het topmanagement de visie naar een missie.

De visie van de onderneming beschrijft wat de onderneming in de toekomst wil bereiken. De visie geeft de ambities en intenties weer en laat zien welke normen en waarden belangrijk zijn. Ook wordt duidelijk wat het bestaansrecht van de onderneming is en op welk werkgebied zij actief wil zijn.

De missie van de onderneming beschrijft met welke product-, markt- en technologiecombinaties een positie in de markt wordt nagestreefd. Hiermee wil de onderneming een blijvende concurrentiepositie opbouwen. De missie laat zien welke gewenste positie de onderneming wil innemen binnen haar omgeving. Hierbij worden alle betrokken partijen meegenomen, zoals klanten, leveranciers, overheden, milieu- en arbovraagstukken, brancheorganisaties, stakeholders, aandeelhouders en medewerkers. De onderneming ontwikkelt hiervoor een succesformule. De missie geeft aan wat de onderneming op middellange termijn wil betekenen voor al deze partijen.

2. Doelen en doelstellingen

Doelen en doelstellingen moeten duidelijk en concreet worden vastgesteld, zodat ze meetbaar zijn. Meetbaarheid is belangrijk om op tijd te kunnen bijsturen wanneer de resultaten achterblijven. Ook kan achteraf worden vastgesteld of de genomen maatregelen hebben geleid tot het gewenste resultaat. Als dat niet zo is, kan de onderneming bijsturen op de doelen, doelstellingen of activiteiten.

Zowel doelen als doelstellingen moeten meetbaar zijn en bij voorkeur SMART worden geformuleerd. Een doel kan worden bereikt door één of meerdere doelstellingen. Zo kan klanttevredenheid een doel zijn. Een bijbehorende doelstelling kan zijn dat klanten niet langer hoeven te wachten aan de balie. Een andere doelstelling kan zijn dat een klant niet vaker dan één keer wordt doorverbonden voordat hij de juiste medewerker spreekt.

3. Strategie

Strategie beschrijft hoe de doelen en doelstellingen worden gerealiseerd. De strategie bestaat uit concrete activiteiten die de onderneming uitvoert. Deze activiteiten vinden plaats op operationeel niveau en hebben meestal een planningshorizon van maximaal één jaar.

Op operationeel niveau worden de dagelijkse werkzaamheden uitgevoerd en worden de beschikbare bouwstenen ingezet. Hoewel de planning vooruitkijkt tot één jaar, werken medewerkers ook met dag-, week-, maand-, kwartaal- en halfjaarplanningen. Zo moet een accountmanager elke maand, elk kwartaal en elk halfjaar bijdragen aan het behalen van de jaardoelstelling. De productieafdeling moet zorgen dat de productie binnen de afgesproken tijd en kwaliteit wordt gerealiseerd.

Resultaat van het model

Het resultaat van dit model is dat alle medewerkers, van management tot werkvloer, weten welke normen en waarden binnen de onderneming gelden en deze ook ondersteunen. De activiteiten op de drie besturingsniveaus worden goed op elkaar afgestemd, waardoor de doelen van de onderneming binnen de afgesproken termijnen gerealiseerd kunnen worden.

Aandachtsgebieden Organisatiebesturing

Wanneer visie en missie zijn vastgesteld, moeten deze worden vertaald naar de twee lagere besturingsniveaus. Deze stap wordt in de praktijk vaak overgeslagen. Daardoor begrijpen medewerkers niet waarom het management bepaalde keuzes maakt. De bijdrage van medewerkers aan de onderneming wordt dan onduidelijk, wat een negatief effect heeft op hun motivatie. Dit heeft uiteindelijk ook een negatieve invloed op de resultaten van de onderneming.

Auteur: Kaplan & Norton

Jaar ontwikkeld: 2000

Naam: Strategy focus

Literatuur

Kaplan & Norton (2001). The Strategy–focused organization. Harvard Business School.

Nieuwenhuis, dr. M.A. (2003) The Art of Management, Strategie en Structuur.

Marcus, J. en Van Dam, N. (2005) Een praktijkgerichte benadering van organisatie en management. Groningen: Wolters-Noordhoff.