Organisatiegerichtheid

Doel: Verkorting logistieke doorlooptijd en verbetering communicatie tussen processen

Achtergrond van het model

Organisaties worden vaak beschreven met een organogram. In dit schema staan de afdelingen en de verantwoordelijken per afdeling. Hoe groter de onderneming, hoe meer hiërarchische lagen er meestal zijn. Dit type organisatie komt vooral voor bij productgerichte ondernemingen, zoals bedrijven die massaproducten maken voor consumenten. De werkzaamheden zijn daar meestal vast en veranderen weinig over een lange periode.

Tegelijkertijd zijn er steeds meer bedrijven die snel willen reageren op veranderingen in de markt. Dit vraagt om een andere manier van organiseren. De interne organisatie verandert dan van hiërarchisch en afdelingsgericht naar procesgericht. Afdelingen werken daarbij intensief samen om sneller te kunnen reageren op klantvragen. Deze manier van werken wordt ook wel “de kanteling van de onderneming” genoemd.

Toepassing Organisatiegerichtheid

1. Afdelings-, hiërarchisch- en productgericht

Wanneer er een grote en constante vraag is naar een product dat in grote aantallen geproduceerd kan worden, past een product- en hiërarchisch gerichte organisatie goed. Medewerkers worden direct aangestuurd door managers en de werkzaamheden zijn standaard en herhalend. Ook ondernemingen die vooral op voorraad produceren, passen vaak in deze vorm.

De afdelingen kunnen hun werkzaamheden zelfstandig uitvoeren en worden los van elkaar aangestuurd. Elke afdeling heeft eigen taken en doelstellingen en hoeft weinig rekening te houden met andere afdelingen. Iedere afdeling wordt geleid door een manager die deze afdeling vertegenwoordigt in de directie.

De aansturing verloopt via vaste lijnen. Communicatie gaat bijvoorbeeld van een medewerker naar de afdelingsmanager, vervolgens naar de directie en daarna via de manager van een andere afdeling weer naar een medewerker. Het antwoord gaat via dezelfde weg terug. De focus van de onderneming ligt vooral op het produceren en verkopen van producten.

2. Proces-, team- en marktgericht

Veel bedrijven worden door de markt gedwongen om hun organisatie aan te passen aan de wensen van klanten. Klanten stellen steeds hogere eisen aan kwaliteit, levertijd, betrouwbaarheid en maatwerk. Ook de ontwikkeling van internet speelt hierin een grote rol. Klanten kunnen online bestellingen plaatsen, specificaties doorgeven en de status van hun order volgen. Hierdoor hebben zij meer invloed op leveranciers.

Tegelijkertijd kunnen leveranciers met geautomatiseerde systemen hun productie beter afstemmen op klantspecificaties. Om dit mogelijk te maken, kantelen bedrijven hun organisatie. Afdelingen worden nauw op elkaar afgestemd, zodat bij een order direct duidelijk is wat geproduceerd moet worden en wanneer. Inkoop kan meteen bestellen en verkoop kan aangeven wanneer levering mogelijk is.

Belangrijke processen zoals verkoop, productie en inkoop worden sterk op elkaar afgestemd. Medewerkers van verschillende afdelingen werken samen in teams en zitten vaak bij elkaar om problemen direct op te lossen, over de afdelingen heen. Hierdoor kan de onderneming beter voldoen aan de eisen van de klant.

Resultaat van het model

Het resultaat van deze organisatiegerichtheid is duidelijkheid over hoe de onderneming is ingericht en wordt aangestuurd. Dit kan variëren van een hiërarchische organisatie met veel sturing door managers en weinig ruimte voor medewerkers, tot een teamgerichte organisatie waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden laag in de organisatie liggen. In dat laatste geval ontstaat meer zelfstandigheid, werken teams zelfsturend en is de organisatie platter van structuur.

Aandachtsgebieden Organisatiegerichtheid

De afdelings-, hiërarchische en productgerichte organisatie past nog maar bij weinig bedrijven en vormt vaak niet meer voldoende basis om snel in te spelen op veranderingen in de markt. De proces-, team- en marktgerichte organisatie sluit beter aan bij ondernemingen die werken op basis van klantspecificaties.

De overgang van de eerste naar de tweede vorm is een complex veranderingsproces dat veel tijd en energie kost. Voor een succesvolle kanteling van de onderneming is zowel een top-down als een bottom-up aanpak nodig. Het management stuurt op hoofdlijnen, terwijl teams zelf invulling geven aan hun werkzaamheden om de doelen te behalen die zij samen met het management hebben vastgesteld.

Auteur: In de praktijk ontwikkeld

Naam: Organisatiegerichtheid