Prince 2

Doel: Projectmanagementmethodiek

Achtergrond van het model

Elke activiteit die als project wordt uitgevoerd, moet op een bepaalde manier worden aangestuurd. Bij kleine projecten gebeurt dit vaak door één persoon met een eenvoudige aanpak. Naarmate projecten groter worden, neemt de complexiteit toe en wordt het lastiger om overzicht te houden. Een methode om grotere en complexere projecten te managen is PRINCE 2.

Deze methodiek bestaat uit componenten en processen. De componenten zorgen voor een gecontroleerde en beheersbare projectomgeving. De processen beschrijven welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om een vooraf vastgesteld doel te bereiken. Daarnaast kent PRINCE 2 een aantal vaste kenmerken.

• Management, het managen van projecten.
• Business case, de toegevoegde waarde van het project voor de onderneming moet aantoonbaar zijn.
• Product-based planning, de focus ligt op de producten die het project oplevert en niet op de activiteiten zelf.
• Projectorganisatie, ingericht volgens het BUS-principe (Business, Users, Suppliers).
• Documentatie, er is uitgebreide documentatie beschikbaar voor alle onderdelen van het project.

Toepassing Prince 2

Bij het werken met PRINCE 2 zijn twee aspecten van belang. Dit zijn de componenten die zorgen voor een beheersbare projectomgeving en de processen die zorgen voor een controleerbare uitvoering.

Componenten

Met behulp van de onderstaande componenten wordt een gecontroleerde en beheersbare projectomgeving gecreëerd, zodat de doelstellingen van het project behaald kunnen worden.

Organisation, deze component beschrijft de projectorganisatie bestaande uit de Project Board, de projectmanager en de teams.
Plans, deze component laat zien welke activiteiten wanneer worden uitgevoerd en door wie, om de vastgestelde producten op te leveren.
Controls, deze component bewaakt de voortgang en het budget van het project en zorgt voor tijdige oplevering binnen de afgesproken kwaliteitseisen.
Business case, deze component onderbouwt het project. Zolang de kosten en baten in verhouding staan en het project waarde oplevert voor de onderneming, kan het project doorgaan. Baten kunnen ook niet-financieel zijn, zoals betere service aan klanten.
Management of Risk, deze component richt zich op risicoanalyse en risicomanagement en kijkt naar zowel bedrijfsrisico’s als projectrisico’s, zoals tijd en budget.
Quality in a project environment, deze component bewaakt zowel de kwaliteit van het proces als de kwaliteit van de opgeleverde producten.
Change control, deze component beheert wijzigingen die tijdens het project ontstaan.
Configuration management, deze component zorgt ervoor dat producten worden vastgelegd, geregistreerd en gevolgd tijdens het project.

Processen

PRINCE 2 benadert projectmanagement als een reeks processen. Elk proces heeft een doel en bijbehorende activiteiten om dit doel te bereiken.

• Dirigeren van een project, Directing a project (DP), de project board volgt het project en geeft goedkeuring voor vervolgstappen en producten.
• Opstarten van een project, Starting up a project (SU), de voorbereidingen voordat het project officieel start.
• Initiëren van een project, Initiating a project (IP), het volledig en gedetailleerd beschrijven van het project inclusief planning.
• Beheersen van een fase, Controlling a stage (CS), het dagelijks managen van het project door de projectmanager.
• Managen product oplevering, Managing product delivery (MP), het realiseren en opleveren van de afgesproken producten.
• Managen faseovergangen, Managing Stage Boundaries (SB), het bewaken van de overgangen tussen de verschillende fasen.
• Afsluiten van een project, Closing a project (CP), het formeel afronden en overdragen van de resultaten aan de organisatie.
• Planning (PL), dit proces ondersteunt andere processen bij het opstellen van projectplannen, faseplannen en teamplannen.

Resultaat van het model

Door gebruik te maken van deze gestructureerde en planmatige methode is de onderneming beter in staat projecten op tijd, binnen budget en volgens afgesproken randvoorwaarden te realiseren.

Aandachtsgebieden Prince 2

PRINCE 2 is een uitgebreide methode. Dit betekent dat ervaren mensen nodig zijn om de methodiek op de juiste manier toe te passen. Door de omvang bestaat het risico dat het project te bureaucratisch wordt, wat ten koste kan gaan van tijd en budget.

Daarnaast houdt de methode weinig rekening met de persoonlijke vaardigheden van mensen. De kwaliteiten van de projectmanager spelen bijvoorbeeld een grote rol in het succes van een project, maar worden binnen de methode niet expliciet meegenomen.

Auteur: CCTA

Jaar ontwikkeld: 1979 (4e editie 2005)

Ook bekend als: Projects In Controled Environments