RASCI Matrix: Hoe het de efficiëntie van je bedrijf verhoogt

Doel: In kaart brengen verantwoordelijkheden en bevoegdheden in teams.

Achtergrond van het model

Overal waar mensen samenwerken, kunnen grote successen en goede resultaten ontstaan. Helaas kan het tegenovergestelde ook gebeuren. Samenwerking kan ook leiden tot conflicten en mislukking. Teams die niet goed samenwerken, behalen vaak minder goede of teleurstellende resultaten.

Er zijn veel redenen waarom samenwerking niet goed loopt. Een belangrijke reden is dat mensen elkaar de schuld geven als iets niet goed gaat. Dan ontstaat een verwarrende discussie die niet leidt tot een oplossing.

Een eenvoudig en effectief hulpmiddel is het RASCI-model. In dit model worden verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd. Iedereen weet wat hij of zij moet doen en waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Zo kunnen de juiste personen aangesproken worden op het wel of niet behalen van resultaten.

Toepassing Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed (RASCI)

Vooral bij risicovolle, complexe en tijdsintensieve projecten is het belangrijk om duidelijk vast te leggen wie welke rol heeft. Dit geldt ook voor eenvoudige projecten. Zonder duidelijke afspraken ontstaan overlap en gaten in taken. Dat leidt tot frustratie, inefficiëntie en onvoldoende resultaat.

De RASCI-matrix is een hulpmiddel om structuur te brengen in verantwoordelijkheden en bevoegdheden van mensen in een project.

RASCI staat voor:

• R = Responsible, verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak en het behalen van het resultaat.
• A = Accountable, eindverantwoordelijk en aanspreekbaar als het fout gaat. Deze persoon spreekt de Responsible aan.
• S = Supportive, ondersteunt of voert delen van de activiteit uit.
• C = Consulted, moet geraadpleegd worden.
• I = Informed, moet geïnformeerd worden.

De RASCI-matrix is een overzicht met activiteiten en personen. In de matrix staat per activiteit wie welke rol heeft. Het gaat altijd om personen, niet om afdelingen. Een afdeling kan namelijk niet persoonlijk worden aangesproken op resultaat.

Om een RASCI-matrix te maken, worden de volgende stappen gevolgd:

Bepaal de activiteiten die in het project uitgevoerd moeten worden.
Bepaal welke personen deelnemen aan het project.
Maak een matrix met verticaal de activiteiten en horizontaal de personen.
Vul per activiteit in welke rol iedere persoon heeft. Als iemand geen rol heeft bij een activiteit, blijft dat vak leeg.

Vul eerst per activiteit de A in. Per activiteit mag er maar één eindverantwoordelijke zijn. Als er niemand eindverantwoordelijk is, gebeurt er niets. Als er meerdere eindverantwoordelijken zijn, wordt de verantwoordelijkheid niet gedragen. De persoon met de A moet voldoende kennis, vaardigheden en bevoegdheden hebben.

Daarna worden de R’s ingevuld. Per activiteit moet minimaal één persoon verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Het is verstandig om ook hier meestal één persoon aan te wijzen om vingerwijzen te voorkomen.

Vervolgens worden de andere rollen ingevuld.

Na het invullen wordt gecontroleerd of per activiteit maar één A is toegewezen en minimaal één R.

Daarna wordt de matrix verder gecontroleerd door per persoon te bekijken hoeveel R’s, S’s, C’s en I’s hij of zij heeft. Daarbij worden de volgende vragen gesteld:

Heeft een persoon te veel verantwoordelijkheden? Dan bestaat het risico dat taken niet goed worden uitgevoerd.
Heeft één persoon te veel of alle A’s? Dan moet bekeken worden of taken gedelegeerd kunnen worden.
Is één persoon betrokken bij bijna alle activiteiten? Dan is een betere verdeling nodig.

Tot slot wordt de matrix gedeeld met het team, zodat iedereen weet welke rol en verantwoordelijkheid bij wie hoort.

Resultaat van het model

Met de RASCI-matrix worden verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vastgelegd. Hierdoor ontstaat een betere balans tussen taken en personen. Het risico op onduidelijkheid en gemiste verantwoordelijkheden wordt kleiner. Dit zorgt voor een effectiever en efficiënter team.

Aandachtsgebieden Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed (RASCI)

Bij het gebruik van het RASCI-model is het belangrijk om het verschil tussen Accountable en Responsible goed te begrijpen. Deze rollen worden vaak door elkaar gehaald.

Als politieke of persoonlijke belangen een grote rol spelen, kan de toegevoegde waarde van het model kleiner zijn.

Auteur: ministerie van Defensie Verenigde Staten.

Jaar ontwikkeld: 1991

Naam: RASCI, RACI, ARCI, RACI-V

Literatuur

• RASCI matrix ; Ministerie van defensie USA
• Quik, A. (1999). “Hou het eenvoudig”, Effectief communiceren in organisaties. Addison Wesley Longman.