Voortgangsrapportage

Doel: Inzicht verschaffen in de toekomstige status van een project op financieel, tijd en deliverables basis.

Achtergrond van het model

Tijdens de uitvoering van een project moet op vaste momenten inzicht worden gegeven in de voortgang. Dit gebeurt via een voortgangsrapportage. Hierin wordt toegelicht wat de stand van zaken is. Opdrachtgevers willen weten hoe het project ervoor staat op het gebied van budget, tijd en op te leveren producten. Wanneer in het project mijlpalen en deliverables zijn vastgelegd, wordt ook hierover gerapporteerd.

Daarnaast is het belangrijk om knelpunten te benoemen die tijdens de uitvoering zijn ontstaan. Een goede voortgangsrapportage geeft een volledig en duidelijk beeld van de huidige status van het project.

Toepassing Voortgangsrapportage

De rapportage bestaat uit twee onderdelen:

Inhoudelijke rapportage.
Cijfermatige rapportage.

1. Inhoudelijke rapportage

In de inhoudelijke rapportage wordt in tekst beschreven wat de status van het project is. Over de betreffende periode komen de volgende onderwerpen aan bod:

Resultaten van de afgelopen periode.
Te trekken conclusies.
Knelpunten.
Acties voor de komende periode.

2. Cijfermatige rapportage

De cijfermatige rapportage geeft inzicht in de voortgang op basis van concrete gegevens. Deze gegevens bestaan uit:

• Budget.
• Uren.
• Mijlpalen.
• Op te leveren producten.

Naast het terugkijken is het belangrijk om ook vooruit te kijken. Alleen achteraf vaststellen dat iets niet goed gaat, is te laat. Daarom moet de rapportage ook inzicht geven in de verwachte toekomstige situatie. Zo kan tijdig worden bijgestuurd voordat er problemen ontstaan.

Budget

Het budget is één van de belangrijkste onderdelen van de rapportage. Budgetten worden vooraf vastgesteld en zijn vaak lastig aan te passen. Budgetproblemen kunnen gevolgen hebben voor de op te leveren functionaliteit.

In de rapportage worden de kosten verdeeld in categorieën, bijvoorbeeld overig, intern en extern. Per categorie wordt het volgende weergegeven:

Het onderdeel nog te doen wordt bij elke rapportage opnieuw berekend. Met de formule gepland minus besteed minus nog te doen wordt bepaald of het project onder of boven budget uitkomt.

Uren

De rapportage van uren volgt dezelfde opzet als die van het budget. Er wordt inzicht gegeven in geplande uren, bestede uren en nog te besteden uren.

Mijlpalen

Tijdens het project zijn belangrijke momenten vastgesteld, zoals goedkeuringen of beslismomenten. Deze worden mijlpalen genoemd. In de rapportage wordt aangegeven of deze op tijd zijn gehaald of niet.

Op te leveren producten

De deliverables zijn de concrete resultaten van het project. Dit kan bijvoorbeeld een software systeem, een ondernemingsplan, een gebouw of een advies zijn. In de rapportage wordt aangegeven wat de status is van deze producten.

Totaaloverzicht

De vier onderdelen geven afzonderlijk inzicht. Door ze naast elkaar te zetten ontstaat een totaalbeeld van het project.

De voortgang kan grafisch worden weergegeven in percentages. Daarnaast kan een relatieve index worden berekend. Deze index geeft in één percentage de algemene status van het project weer.

De formule hiervoor is het gemiddelde van deliverables en mijlpalen minus het gemiddelde van uren en budget.

Resultaat van het model

Met deze methode kan tijdig worden vastgesteld of een project uitloopt in tijd of budget. Hierdoor kan de organisatie op tijd bijsturen en problemen voorkomen.

Aandachtsgebieden Voortgangsrapportage

De rapportage is een richtlijn voor de status van het project. Soms vergen producten eerst veel inspanning voordat er zichtbaar resultaat is. Dit kan tijdelijk een vertekend beeld geven in de rapportage.

Auteur: M. Mulders

Jaar ontwikkeld: 1996

Naam: Voortgangsrapportage

Literatuur

Wijnen, G. Kor, R. (2004). Essenties van Project en programmamanagement. Deventer: Kluwer.

Grit, R. (2003). Projectmanagement. Groningen: Wolters-Noordhoff.

Managing Successful Projects with PRINCE2, Stationery Office, 2004